資材発注ASPサービス「購買WEBEDI/STANDARD」

大手仕入先への発注はEDIを実施しているが、中小仕入先への小口発注は、いまだに郵送やFAXで行っているというケースが多く見受けられます。金額ベースでみれば小さな割合の小口発注も、発注書の枚数ベースでみれば、もっと大きな割合を占めており、効率化が求められる業務です。

そのような小口取引先に対する購買業務を自動化するのが資材発注ASPサービス「購買WEBEDI/STANDARD」です。

「購買WEBEDI/STANDARD」は仕入先の認証機能、発注情報の表示、納期の回答、さらには指定納品書の印字機能まで、購買業務に必要な機能を、最高レベルのセキュリティ基盤上で用意しています。

近年は、在庫を極小化したジャストインタイムの考え方に基づき、購入する数も使用する分だけを頻繁に発注するという運用となっています。この運用に対応し、購買業務でも「発注書の送付」だけでなく「納期の確認」も重要な業務になっており、仕入先から返送されてくるFAXを見ながら、あるいは電話で確認をした上で自社の基幹システムにデータを入力するという人に頼った非効率な運用が企業の抱える課題となっています。

「購買WEBEDI/STANDARD」では、仕入先がWeb画面に入力した納期回答情報や事前出荷情報をお客様の基幹システム用のデータとして連携できる仕組みを持っており、仕入先に確認しなくてもいつもの基幹システムの画面で、状況を確認することができます。

これまでの書面による発注を、WEBEDIによって実施しようと考えた場合、下請の仕入先には注意が必要です。

下請法では、｢書面の交付に代えてWebのホームページを閲覧させる場合、書面の交付に代えてWebのホームページを閲覧させる場合は、下請事業者がブラウザ等で閲覧しただけでは下請事業者のファイルに記録したことにはならず、下請事業者が閲覧した事項について、別途電子メールで送信するか、ホームページにダウンロード機能を持たせるなどして下請事業者のファイルに記録できるような方策等の対応が必要となる」 と定めています。

このような要求にも、「購買WEBEDI/STANDARD」であれば対応可能です。

仕入先とEDIを実施する場合に課題になるのが、仕入先のITスキルレベルです。パソコンを使った注文情報の閲覧や、指定納品書の印字などで、操作に関する問い合わせ、さらには、仕入先の登録や削除、パスワード忘れへの対応など、EDIを運用していくための付帯業務に対応する必要があります。

「購買WEBEDI/STANDARD」ではこのような付帯業務も、オプションで対応することができ、お客様の購買業務の効率化をトータルに支援します。

T社は、顧客からの注文毎に図面を作成し、仕入先へ部材の生産依頼を実施する車体製造メーカーです。仕入先の多くは、小さな町工場であること、図面の提供が必須であることから「購買WEBEDI/STANDARD」の導入を行いました。従来の方法では、緊急発注や修正を即時に仕入先へ伝達できず、さらには、何も履歴が残っていない発注が頻繁に起こっていました。

システム稼動後は、発注情報に図面を添付し、いままで行っていた紙の印刷を廃止。電話による緊急発注など不明瞭な処理もなくなり、業務の正確性とスピードアップで、発注から納入までの平均日数を1日短縮することができました。さらに、書類をペーパーレスにしたことで、紙の消費量も減り、環境対策も実現しました。

加工食品製造業のM社は、比較的賞味期限の長い製品の特性を活かし、見込み生産し製品在庫を持っています。そのため、スーパーや百貨店からの注文を受け、営業部門がFAXで倉庫会社に出荷指示を送るという運用をしていました。

営業部門では、注文を受け付けると基幹システムを操作し、倉庫会社に対する出荷指示書を印字し、その紙をFAXで送付するという煩雑な作業を行っていました。

こうした状況を解決するため、基幹システムと連動した、「購買WEBEDI/STANDARD」の導入を決定しました。システムの稼動後は、営業部門で注文情報を入力すると、倉庫会社への指示情報がWeb画面に表示され、出荷が完了したことを倉庫会社が入力するという運用となり、指示ミスや、作業モレもなくなりました。