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Q1-11．学校法人で保管する学籍簿、志願者のデータおよび資料請求者のリストは個人情報保護法の対象となりますか？
個人情報保護法は「個人情報」、「個人データ」及び「保有個人データ」の語とその意味を使い分けており、個人情報取扱事業者に課せられた義務はそれぞれ異なるので、注意を要します。
下記のWebページもご参照下さい。
>> 対象となる企業
>> プライバシーコンサルタントのコラム 第2回「個人情報取扱事業者であるかどうかの判断」
ご質問のデータおよびリストは全て「個人情報」です。それぞれの情報主体（本人）を識別できる情報や、本人に付加されている情報（願書内容、成績、etc.）は本人の個人情報として扱わねばなりません。勿論資料請求はがきも「個人情報」であり、資料請求者のリストも「個人情報」です。このように特定の個人を識別できる情報は全て個人情報保護法の対象となる「個人情報」です。
次に、「個人情報」を索引可能な形に並び替えたものが「個人データ」です。電子データに限らず、紙データ、映像、音声等も「個人データ」です。これらのデータを5,000件以上保持する事業者は「個人情報取扱事業者」として、個人情報保護法の対象になります。
また、個人データの中でも、6ヶ月以上保有する個人データであって、貴学が本人の要求に応えて、開示、修正、利用停止等を行う権限をもつ個人データのことを「保有個人データ」と呼びます。保有個人データに関しては本人の求めによる開示や修正、利用停止の措置に応える義務がありますが、開示には、貴学の適正な業務運営に著しい支障を及ぼす恐れがある場合はこれらの義務は免除される除外規定があります。また別途、開示や修正、利用停止に応じるべき基準が法に説明されています。
以下をご参照下さい。
>> 本人の権利と関与
大学等で解釈が難しいのは、例えば教授の下した評価点の開示要求や入試点数の開示、要求があった場合に、どのように応えるかということですが、これらの開示に関しては、先の「貴学の適正な業務運営に著しい支障を及ぼす恐れがある」という理由で開示拒否できます。
勿論これらの開示に積極的に応じている学校もあることはご高承の通りです。
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