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Q1-27．パソコン等で管理している場合が「個人データ」であることは理解できますが、名刺台帳はどのように考えればよいのでしょうか。
以下の経済産業分野のガイドラインを参考にしてください。
◇ ◇ ◇
【個人データの定義】
「個人情報データベース等」とは、特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した、個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、カルテや指導要録等、紙面で処理した個人情報を一定の規則（例えば、五十音順、年月日順等）に従って整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状態に置いているものをいう。
【個人情報データベース等に該当する事例】
［事例1］電子メールソフトに保管されているメールアドレス帳（メールアドレスと氏名を組み合わせた情報を入力している場合）
［事例2］ユーザーＩＤとユーザーが利用した取引についてのログ情報が保管されている電子ファイル（ユーザーIDを個人情報と関連付けて管理している場合）
［事例3］従業員が、名刺の情報を業務用パソコン（所有者を問わない。）の表計算ソフト等を用いて入力・整理し、他の従業員等によっても検索できる状態にしている場合
［事例4］人材派遣会社が登録カードを、氏名の五十音順に整理し、五十音順のインデックスを付してファイルしている場合
［事例5］氏名、住所、企業別に分類整理されている市販の人名録
【個人情報データベース等に該当しない事例】
［事例1］従業員が、自己の名刺入れについて他人が自由に検索できる状況に置いていても、他人には容易に検索できない独自の分類方法により名刺を分類した状態である場合
［事例2］アンケートの戻りはがきで、氏名、住所等で分類整理されていない状態である場合
◇ ◇ ◇
上記を総合すると、他人によっても容易に検索可能な状態においていれば、名刺台帳も個人データであるということになりますが、白黒明確でない感は否めないですね。
しかしどのような形態であろうと、「個人情報」であることは間違いありませんから、名刺の管理も注意するように社内教育しておく必要があります。
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