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Q1-32．大学の同窓会で名簿作成業務を担当している者ですが、大学の同窓会が個人情報保護法の対象となるのかがわかりません。卒業生の氏名・住所・勤務先・電話番号等を6,000名程度管理し、会員名簿の作成、定期会報の発送、会費の管理に使用しております。
6,000名の卒業者の個人情報を保持されているのであれば、同窓会そのものが個人情報保護法の規定を遵守すべき個人情報取扱事業者になります。個人情報取扱事業者は企業・団体・個人のいずれであっても概ね5,000件以上の個人情報を持っている場合に該当します。
貴学は「独立行政法人」ですから、貴学自身が遵守する個人情報保護法は、「独立行政法人の個人情報保護法」という一般に言われている「個人情報保護法」とは別の法律です。また、参考にすべきガイドラインは文科省の学校等の個人情報保護ガイドラインです。
今般は同窓会は独立行政法人の一部ではなく、任意団体として大学から独立しており、単なる個人情報取扱事業者であるという前提で答えさせていただきます。
もし大学の一機関であるのであれば、独立行政法人の個人情報保護法を対象としなければなりませんからご注意願います。
上記により同窓会は個人情報取扱事業者であり、個人情報取扱事業者は個人情報保護法の第4章に記述されている個人情報取扱事業者の義務を遵守しなければなりません。
義務とは、（1）2005年4月1日までに整備すべき事項 （2）個人情報の収集・保管・利用・提供・委託・廃棄に関する義務 （3）本人の関与（利用目的の通知・開示請求・訂正削除請求・利用停止請求）への対応や苦情対応 等です。多岐にわたりますので是非「個人情報保護法対策室」の記述をご参考になさってください。
少人数で管理されていることと拝察いたします。そのことを前提に適切な最低限の体制をとるためのコンサルテーションをお受けになるか、大学の個人情報保護体制構築と同期をとって仕組み作りの支援を受けることをお勧めいたします。
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