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Q1-37．スポーツ団体に所属しています。この団体の組織は、最上部が全日本連盟、つぎが各県連盟、その下に各支部となっております。個人情報の流れとしては、個人が各支部に会員登録、各支部がその支部会員を県連に登録、そして各県連が全日本連盟に登録という流れで、各々の会員数は支部が200名以下、県連が数千名、全日本は十万人単位です。個人情報の利用目的は同一です。
この場合「個人情報取扱事業者」はどの団体になるのでしょうか。もし最上部の全日本連盟だとした場合、県連と支部はどのような立場になるのでしょうか。また、県連と支部は個人情報保護法に対しどのような対策が必要でしょうか。さらに県連と支部が会員名簿を発行するにはどのような点に注意したらよいのでしょうか。
全日本連盟と県連の関係、つながりが不明です。つまり各県連は全日本連盟の管理監督下にあるのかということです。この点は重要です。同一事業者内の個人情報移転なのか、第三者提供なのか、共同利用なのかで、対応が異なるからです。
各支部と県連は明らかに同一事業者と考えて差し支えないと思います。県連で5,000名以上の個人情報を保有しているところはありませんか？保有していなければ個人情報保護法の対象外の事業者です。しかし個人情報保護法の対象外であっても、個人情報の漏えい等があった場合、民事損害賠償の対象にはなりますので安全管理に留意下さい。
全日本連盟は明らかに個人情報取扱事業者にあたります。全国の県連支部を通して、個人情報を「間接取得」していますから、取得後速やかに利用目的を通知・公表しなければなりません。過去、収集した個人情報も同様です。
以後利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を利用してください。名簿発行をするのであれば、そのことも利用目的として明示しなければなりません。
別の考え方として、全ての県連・支部が全日本連盟の傘下にあるのであれば、全体で個人情報取扱事業者です。支部で個人情報を収集する際には「直接収集」ですから、あらかじめ利用目的を明示しなければなりません。その明示する利用目的の中に、県連・全日本連盟に同時に登録されること、会員名簿を発行すること、等を入れてください。これらの利用目的は、登録用紙に印刷しても良いし、ホームページ等で公開しても構いませんが、ここに書いてあるということを表面のわかりやすい場所に記載し、さらに口頭でも注意を促してください。
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