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Q2-20．学校法人です。各種届け出に際して、学生が連絡先や帰省先等の個人情報を提出するケースがあります。これらの情報は入学時に提出済みの書類で入手できているのですが、業務上、便宜的に必要とするものです。
既に入手済みの情報を、こうした別の機会に入手する場合であっても、その都度目的の通知が必要でしょうか。
また、学生が自発的に個人情報を提出してくる場合があります。学校としてはどのように対応すべきでしょうか。
全て、個人情報の直接収集です。
しかしこのような各種届け出に関しては、以下が適用されます。
◇ ◇ ◇
個人情報が取得される状況から見て利用目的が自明であると認められる場合は、その適用を受けない。
［事例1］商品・サービス等を販売・提供する場合、住所・電話番号等の個人情報を取得する場合があるが、その利用目的が当該商品・サービス等の販売、提供のみを確実に行うためという利用目的であるような場合 。
◇ ◇ ◇
上記のとおり、この場合、利用目的は届け出業務で利用することが自明であり、大学側は自明の利用目的以外に利用することはないという前提で、個々の届け出に関する告知は不要です。
注）各種届け出用紙に利用目的として「届け出業務のみで利用する」ことを告知している例もあります。また本届け出情報を第三者提供や共同利用するのであれば、明確に告知しなければならない事項がありますので、ご注意下さい。
以下の文部科学省のWebページも参考になさって下さい。
>> 文部科学省「学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」
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