|
<< FAQ一覧に戻る
Q2-22．入寮申請書や入学願書は、法第18条第4項第4号の適用除外に該当しますか？
上記書類は明らかにその選考に供される情報として、ご本人が提出するものです。学校としても、その選考以外に使用することはありません。
また各種個人情報の変更届は、情報の訂正を本人が申し出た場合に相当しますので、この場合も目的の通知や公表は不要と理解して宜しいでしょうか。
入寮申請書、入学願書共に個人情報の直接収集です。入寮申請書は入寮手続きという、自明の利用目的のために提出される、個人情報を含む書類故、利用目的の通知適用除外として良いと思います。
しかし、入学願書に関しては、この情報を基に受験者データベースが作成され、一連の入試システムが動き出すのではないでしょうか？
もしそうであれば「入学試験事務処理のため」程度の利用目的の通知が必要です。また後日の開示請求の煩雑性を回避するためにも入試終了後一定期間で消去する旨通知しておいた方がよいと思います。
更に、紙情報である「入学願書」と入力した「受験者情報データ」等はその取得から廃棄まで、個人情報保護法を遵守した一連の手続きが必要になります。
住所変更届や連絡先変更届などの各種個人情報の変更届各種届けについては、利用目的自明にあたります。
しかし、前述の通り、届け出用紙に利用目的として「届け出業務のみで利用する」ことを告知している例もありますから、施行後の他学の動き等も見ながら参考になさってください。
<< FAQ一覧に戻る
|
