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Q2-26．霊園の管理会社です。お客様総数は約5,000件、墓地利用のお客様に年一回、管理料口座引落しの書類を郵送しています。
内容は、お客様名・墓地利用区画・引落金額・お客様の引落口座の詳細内容ですが、郵送することに問題はありますか？
お客様総数で5,000件を超えているのであれば、貴社は「個人情報取扱事業者」であり、個人情報保護法を遵守する義務を負っています。
従いまして、現有の個人情報と今後取得する個人情報を含んで個人情報保護法、経済産業分野のガイドラインなどに従った取り扱いが必要になります。
貴ご質問の件に関しては、お客様と締結する契約書等に、契約時に記入した個人情報の利用目的として、「墓地管理の業務連絡のために利用させていただきます」との告知文を記載するか、事務所等に掲示し、本人が知り得る状態にしてください。過去のお客様に関しては、利用目的を通知するか公表してください。その上で業務として実施すれば個人情報保護法上は問題ありません。
更に、この個人情報が貴ご記載の通り業務連絡のみであれば、自明の利用目的となり、上記の一連の通知・告知の必要もありません。しかしこの場合は、新たな霊園のご案内などのDM発送をすること等は目的外利用になりますからご注意下さい。
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