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Q2-27．英会話教室をしており、教室のパンフレットをダイレクトメール（DM）で300件ほど郵送しています。郵送用の住所録は、電話帳や広報を調べて作成しています。今後はこのような方法ではDMを出せないのでしょうか？
個人情報保護法では、端的に言えば5,000件以上の個人データを保有している事業者を「個人情報取扱事業者」とし、個人情報取扱事業者の義務を負うこととしています。
貴教室の保有する個人データが5,000件以下であるとすれば、法律の範囲外ということになり義務を負う必要はありません。
それでは、個人情報を自由に扱って良いのかというと、そうではありません。個人情報保護法の主務大臣の命令違反で罰せられることはありませんが、プライバシーの侵害による民事損害賠償に関して逃れ得るものではありません。したがって、でき得る限り、個人情報保護法に沿った取り扱いをしておくことにした方がよいでしょう。そのことが生徒の信頼につながると思います。
個人情報保護法では、貴教室における個人情報の取得方法は「間接取得」といい「速やかに利用目的を通知・公表する」こととしています。しかし、貴教室は個人情報取扱事業者ではありませんから、これをやるやらないは自由です。
実施しない場合、最大限、本人に選択権を与えてください。即ちオプトアウトの権利を付けたDM発送をします。例えば返信ハガキを同封し、「□トライアル教室に申し込む、□詳しい話が聞きたい」等に加えて「□今後この案内は不要」欄を設けておき、このマーク付きで返信されたお宅へはその後はDM等を出さないようにすることです。
個人情報保護法は決して、個人情報利用禁止法ではありません。その精神は、プライバシーの保護と個人情報の有効活用にあるのです。そのためには本人のためにどうあるべきなのかを考えて、個人情報保護法にできるだけ沿った個人情報の取り扱いをしなければなりません。
上記はあくまでも貴教室が個人情報取扱事業者ではないという前提で助言致しましたが、もし、保護者氏名等も入れた個人情報数が5,000件を超えていれば、厳密に個人情報保護法を遵守する義務がありますので、その点にご留意下さい。
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