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Q2-28．会員期限が切れる会員に、「契約更新」の連絡ハガキ・案内を送る事は利用目的に明記する必要があるのでしょうか？
明記する必要がある場合、それは「DM」に含まれるのでしょうか？
案内、DMを送る行為は個人データの「利用」の一つです。このケースの場合、利用しようとしている個人情報の利用目的はまだ明示されておらず、従って、本人同意もとれていないという前提で記述致します。
会員に対して現存の個人情報の利用目的を通知する場合は、法第24条第1項の措置をとってください。
この時の利用目的の中に「今後の事務連絡のために利用します」の一文を入れておけば、その範囲内での利用ということになります。
このことをDMの中に入れて行うことも可能ですが、実施にあたっては多くの注意点があります。これは法に照らして厳密にいえば、本人同意のとれていない個人情報の利用にあたりますからやってはいけないことです。しかし同法で本人同意を得るために個人情報を利用することは構わないとされていますから、これを準用します。
実施にあたっては前記の通り約束事を守る必要や、繰り返しこの方法は使えないということがありますからご注意下さい。
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