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Q2-38．学生に記入してもらう就職登録カードにより個人情報を直接入手する場合、その特定した目的をガイダンスで口頭にて通知したいと考えています。学校内の掲示版でも同様の通知をする予定ですので、就職登録カードには個人情報入手に関する何らの記載がなくても宜しいでしょうか。
直接収集ですから、18条2項に従った収集をしてください。
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【法第18条第2項】
個人情報取扱事業者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
「利用目的を明示」とは？
【法の定義】
「本人に対し、その利用目的を明示」とは、本人に対し、その利用目的を明確に示すことをいい、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法によらなければならない。
【利用目的の明示に該当する事例】
［事例1］利用目的を明記した契約書その他の書面を相手方である本人に手渡し、又は送付すること（契約、約款又は利用条件等の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。）中に利用目的条項を記載する場合は、例えば、裏面約款に利用目的が記載されていることを伝える、又は裏面約款等に記載されている利用目的条項を表面にも記述する等本人が実際に利用目的を目にできるよう留意する必要がある。）
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上記の通りですから、掲示してある利用目的を読み、同意の上、記述してもらう旨の一文を掲載しておいた方が良いでしょう。絶対そうかと問われれば「まだ相場、判例がなく、難しいところ」という以外にありません。貴学としての標準を決めるしかありません。
本来はこのような事柄全ては、個人情報事務取扱マニュアルとして整備され、貴学全体が同一水準で対応できるようにしておく必要があります。
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