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Q2-41．現在既に保有している個人情報について、その利用目的を公開する方法として二通り考えています。
（1）会社にある全ての保有個人データについて、項目・利用目的・保管期間等を全てまとめた「個人情報管理台帳」をホームページに載せる
（2）取引先担当者の名刺情報からDMを送付している場合、次のDMを送付する際に「DM送付が必要ない場合は〇〇まで連絡を」というような表記を入れる
（1）と（2）は異なった状況であり、別々の対応が必要です。
（1）の対応
現在保有している個人情報について、法施行前から保有している個人情報については、法施行時に個人情報の取得行為がなく、法第18条（利用目的の通知等）の規定が適用されないので、法施行時に法第24条第1項の措置を講ずる必要があります。
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法第24条第1項第1号
個人情報取扱事業者は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置かなければならない。
1．当該個人情報取扱事業者の氏名又は名称
2．保有個人データの利用目的
共同利用する際は更に以下の事項を遵守してください。
・個人データを特定の者との間で共同して利用する場合はその旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当 該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又本人が容易に知り得る状態に置く。
3．利用目的の通知、開示、修正、利用停止等の求めに応じる手続
4．当該個人情報取扱事業者が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
5．当該個人情報取扱事業者が認定個人情報保護団体の対象事業者である場合、当該認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
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つまり、上記の5項目を本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置いてください。
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「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」とは、ウェブ画面への掲載、パンフレットの配布、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいい、常にその時点での正確な内容を本人の知り得る状態に置かなければならない。必ずしもウェブ画面への掲載、又は事務所等の窓口等へ掲示すること等が継続的に行われることまでを必要とするものではないが、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法によらなければならない。なお、ふだんから問い合わせ対応が多い事業者等において、ウェブ画面へ継続的に掲載する方法は、（11）「本人が容易に知り得る状態」及び（12）「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」の両者の趣旨に合致する方法である。
■本人の知り得る状態に該当する事例
事例1）問い合わせ窓口を設け、問い合わせがあれば口頭又は文章で回答できるよう体制を構築しておくこと。
事例2）店舗販売において、店舗にパンフレットを備え置くこと。
事例3）店舗販売において、店舗にパンフレットを備え置くこと。電子商取引において、問い合わせ先のメールアドレスを明記すること。
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（2）の対応
名刺情報＝個人情報ですが、一般的に名刺の当該本人に利用目的を明示していることはあまりありません。なぜならば、名刺交換は個人情報の直接取得ですが、「今後お互いに連絡を取り合うためという自明の利用目的」で互いに個人情報を収集しあっているからです。
ここで問題は、その名刺データを元にDMを送ることは、目的外利用ということです。したがって、最初のＤＭ発送時に新たな利用目的（DM発送）を通知し、本人の同意を得て下さい。
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第16条第1項
個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
（経済産業分野のガイドライン）
個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱う場合は、あらかじめ本人の同意を得なければならない。同意を得るために個人情報を利用すること（メールの送付や電話をかけること等）は、当初の利用目的として記載されていない場合でも、目的外利用には該当しない。
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