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Q2-52．小学校の卒業者名簿（同窓会名簿）の作成を検討しています。今まで名簿等は一切作成されてきませんでした。また同窓会等の組織も一切ありません。
（1）名簿作成にあたっては、まず個人情報の収集から始めなければなりませんが、どこまでの情報が集められますか？（住所・氏名・生年月日・電話番号・勤務先など）
（2）元になる名簿等が無いため友人や知人等を介した情報収集になると考えますが、その手段について（はがきや口頭で、直接か間接的に収集）と収集時の留意事項。
（3）情報は小学校を事務局として管理できますか？個人が事務局となり管理するのですか？
（4）完成した名簿を利用する際の注意点について。クラス会や学年会などの連絡や、同窓会開設時の案内などに利用することを考えています。
（5）個人情報保護法下における同窓会名簿作成の手順や留意点についての参考文献等がございましたら教えて下さい。
いくつかの前提要件を仮定し、助言させていただきます。
■仮定
・個人データを概ね5,000件以上保有する個人情報取扱事業者にあたる。
・事務局は同窓会組織（定款等が明確であること）あるいは世話役個人（どちらも個人情報取扱事業者になり得ます）。
・卒業者名簿（同窓会名簿）の作成にあたり個人情報の収集をすることの同意を得ることを基本とし、本人同意のない間接収集はしない。
［助言1］
先ずネガティブな助言ですが、個人情報保護法施行後、学校における名簿作成配布は、最小限のものとなっており、従来全校生徒の名簿を発行していた学校も1クラス分のみに限定した連絡用名簿を発行している現況です。
また、本件のような同窓会名簿作成もアンダーグランドな名簿業者に流れ、「振り込め詐欺」や「フィッシング被害」に遭うことも考えられることから、作成配布に慎重になっている同窓会組織が多いと思います。
一度配布した名簿は、その後、同窓会組織の管理の手の行き届かないところへ一人歩きします。将来に亘ってその責任を事務局となった小学校組織や世話役個人が負えるのかといった問題もあります。
しかし、名簿作りそのものが個人情報保護法で禁じられているわけではありません。法に沿って、本人同意を得、安全管理責任体制を明確にし、苦情対応等の窓口を設置し、開示、訂正、削除、利用停止等の要求に応えられる体制を準備すれば可能です。
［助言2］
発行のキーポイントは「誰が事業者になるのか？」を先ず決めることです。この事業者は、個人情報保護法の個人情報取扱事業者の義務を負う責任があり、改善命令に違反した場合は刑罰の対象になります。また、民事損害賠償で訴えられるリスクも負わなくてはなりません。
通常小学校はこのような責任を負いたがりません。また個人世話役は一過性のものと考えられ、将来に亘り、個人情報取扱事業者の義務を負い続けることは不可能です。このような障害を超えて、永続的な責任体制を築けるかどうかが先ず第一関門です。この部分を明確に保証しないと誰も個人情報を出さないでしょう。
［助言3］
事業主体が決まれば、個人情報保護法に沿って、以下の作業を実施してください。
〇関係者の教育（個人情報保護法）
（1）利用目的を特定する（同窓会名簿を作成し第三者提供する）
（2）（1）故に本人同意（必ず必要知人から間接収集してはいけません）を得て情報収集する。
（3）安全管理責任体制の基に編集作業を実施する（責任者、従業者を明確に）。
（4）印刷、発送で外部に委託する際は委託契約等で個人情報保護を要請し監督する（監督責任は事業者にあります）。
（5）苦情対応窓口の設置と公表
（6）開示、訂正、削除、利用停止等本人の関与への対応窓口の設置
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