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Q2-86．社内メールシステムを更新するため、これまでのメールサービスをしばらく停止し、別途用意したメールシステムを当面利用します。
この暫定メールサービス運用は拠点ごとに異なるため、全社員のメールアドレスを一覧表（部署、役職、氏名、メールアドレス）として作成し、各拠点の社内サーバーに保管し、社員が閲覧できるようにしたいと考えております。
個人情報保護の観点で、この一覧表閲覧の場合においても、社員に同意書を求める必要がありますか？またこのような行為に対し、必要となる保護対策がありますか？
ほとんどの企業が、既に、一般的に想定される社員個人情報の利用目的をすべて書き出した文書を、社員に明示しています。貴社も同様の措置を実施済みで、かつ、その利用目的の中に「業務上の連絡等（メール、電話、FAX等）のために利用する」としていれば、形態が変わるだけですから、今回改めて同意を取り直す必要はありません。
社員に対して社員の個人情報の利用目的を明示・通知・（公表）していないのであれば、先ずこの措置を実施してください。
更に、貴社はこれらの社員の個人情報を「安全に管理」する義務があります。メールアドレス一覧表は、明らかに保有個人データベースですから、簡単にコピーして持ち出せるようでは、安全管理していることにはなりません。適切な安全管理のためには一定のアクセス制限をかける必要があります。これらの安全管理に関する社員への啓発教育、監督もしたうえで実施するとよいでしょう。
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