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Q3-12．ゴルフ場のフロントでの受付業務をやっています。お客様に住所・氏名・電話番号を記入して頂いておりますが、使用している用紙が10名まで記入できます。つまり、10人目の人は、他の9名の情報を見ることが可能です。
［Q3-12-1］この用紙をこのまま使用する事は可能でしょうか。
［Q3-12-2］氏名・電話番号だけの記入にすれば問題ないでしょうか。
［A3-12-1］
「個人情報を適正に管理できていない」ということになります。
ホテルのチェックインのように受付シートは1人1枚にし、シート上に利用目的を説明する告知文をつけて、個人情報収集の同意を得てください。本日ゴルフをすることの目的にのみ記帳するのであれば、利用目的は明らか故、告知の必要はありません。しかし、個人データとして、データベース化し後日DMを出す等の別の目的があるのであれば、ここで告知しておく必要があります。
このシートそのものも個人情報ですから、適正な管理をする必要があります（鍵のかかる保管庫への収納、管理責任者の任命etc）。
［A3-12-2］
氏名、電話番号だけでも個人情報に変わりはありません。社会全体の受付システムから、一覧ノート形式のものは消えようとしています。同一パーティで１枚とし、お互い電話番号等を知っている同士であれば気にしないかも知れませんが、今でも電話番号を銀行カードの暗証番号にしている中高年者は多いものです。
是非、一人一枚形式にされるか個人情報が他の人に「漏えい」しない方式を考えられることをおすすめ致します。
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