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Q3-15．店舗においてプレゼントキャンペーンなどを実施する際、お客様の氏名・連絡先等が書かれた応募用紙の取り扱い・処分方法について教えてください。
応募用紙に、お客様の情報はそのキャンペーンの当選通知にのみ使用する旨、及び当社で適切に応募用紙を処分する旨を明記すれば法的に問題はないでしょうか。また、応募用紙のみを第三者に委託して処分するということは可能でしょうか。
ご質問の通りの運用であれば、利用目的は「キャンペーンの当選通知にのみ使用する」と明示してください。更に、「本アンケートシートは○○（当該店舗名）の個人情報保護規定に則り厳重に管理すること」、「△月△日までに粉砕溶解業者に委託して廃棄すること（従って本個人情報は保有個人データの扱いをしない）」、「本件に関する問い合わせ先は･･･」などをアンケートシートか会場等に掲示して、記入者が容易に知り得る状態にしてください。
上記の理由：
個人情報の直接収集にあたりますから、先ず以下の措置をとる必要があります。
【法第18条第2項】
個人情報取扱事業者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
明示する項目は、貴社あるいは当該店舗がプライバシーマーク取得済み、あるいは取得予定であれば以下のJIS Q15001収集規程に従った項目を告知してください。
a）個人情報保護管理者またはその代理人の氏名もしくは職名、所属連絡先
b）利用目的
c）「提供」が行われる場合、その目的、受領者あるいは受領組織の種類、属性、個人情報の取扱契約の有無
d）「預託」がある場合はその旨
e）個人情報を与える事の任意性、与えなかった場合に生じる結果
f）開示の権利、情報が誤っている場合の訂正、削除を要求する権利の存在権利行使の具体的方法
個人情報保護法を遵守するのであれば回答の内容で構いません。
但し、実際は、収集にあたっては責任者を決めて個人情報の安全管理措置をとる事が必要です。その人が収集枚数の確認、移送確認、保管責任をとってください。当然ですが鍵のかかる保管庫での保管が前提です。このアンケートシートを紛失すると、個人情報の紛失事件ということになります。個人情報を収集する場合は利用目的の明示だけではなく、このように運用全体に配慮が必要です。
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