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Q3-32．専門学校同窓会を運営しております。基本的に運営は専門学校とはまったく別で、現在の会員総数は約1900名です。会員名簿の発行をして会員に有料で分けたり、通信の発送、同窓会の案内にこの名簿を利用しています。
卒業時に各個人から住所・電話番号・勤務先の情報を得ますが、その後の住所把握は個人からの申し出か、各クラスの幹事を通じて情報を得ています。実際に把握できている数は8割程度です。
会員数からすると個人情報取扱事業者にはあたらないので、今まで通りの管理方法で良いのでしょうか？ごくわずかですが、会員からは個人情報保護の問題で不満の声も聞かれるようになりました。
個人情報保護法の対象となる個人情報取扱事業者は、おっしゃるとおり概ね5000名以上の個人データを持つ事業者です。貴同窓会はこれにはあたりません。
しかし個人情報保護に関する漏洩事故等に関する法律上のリスクは、個人情報保護法の罰則だけでなく、民事損害賠償もあるのです。こちらは、個人情報取扱事業者であるか否かは関係しません。したがって、総合的にみると、個人情報保護法を遵守した対応をしておくことをおすすめします。
即ち、名簿発行（第三者提供）をする旨、利用目的を伝え本人同意をとり名簿発行するのですが、この方法をとったとしても誰か一人でもこの名簿を紛失したり、名簿業者に渡してしまうと全員の個人情報が危険にさらされることになってしまいます。また、最初から掲載を断る人も出るかもしれません。このように、あらゆる状況から見て、名簿作成がしにくい環境になっています。
会員総会のようなものがあるのであれば、そこで会員名簿の頒布について話し合われてはいかがでしょうか。法的に問題になるのはこの頒布＝第三者提供（現在は必ずしも同意が得られているとは言い難い状況）です。
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