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Q3-39．百貨店に入っている店舗です。
（1）お客様より配送を数件承った場合、お客様が店舗にて配送伝票を記入している時間が無いなどの理由から、事前にFAXなどで送り先を送信してもらい、店舗側が記入しておくということは可能でしょうか？
（2）その状況が逆の場合、伝票のお客様控えを書くのに件数が多くて時間がかかるなどの理由から、それらを後日依頼主であるお客様にまとめて郵送するということは、個人情報保護法に違反するのでしょうか？
（1）、（2）共に一定の安全管理がなされなければなりません。本来は貴社として、全社的なセキュリティポリシーを策定し、そのセキュリティポリシー（情報の安全管理基準）の中で（1）、（2）の取り扱いをルールとして定めなければなりません。
これは、貴社の業界監督官庁である経済産業省が発行した個人情報保護に関する経済産業分野のガイドラインの第20条（安全管理）に個人情報取扱事業者の義務として記述されています。
基本は上述の通りですが、個別具体的に当面の対応例（あくまでも例です。基準は御社で定めなくてはなりません。）を以下に記述します。
（1）貴社は委託先としてお預かりする配送先（個人情報）を安全管理する必要があります。FAXで送信して頂く際は、必ず送達確認を行ってください。
即ち、お客様から「今から送る」という連絡を頂き、貴社側は担当者がFAX前で待機し、受信後、直ちにトレイから収容し、件数・内容の確認を行い、お客様に「○件の配送先情報を○時○分受領しました。」と連絡を入れてください。これによって送達確認をしなければなりません。
誤った番号に配信してしまうと「個人情報の漏えい（誤送信）」になり、お客様は対応策をとらなくてはなりませんから、このことは重要です。本来は電話確認とFAX受信を同一機で行い、誤送信のない環境を作れば、お客様の安心度合が向上すると思います。
（2）個人情報の「移送」をすることになります。この場合も上述と同様に安全管理策として、「個人情報」を送るということを確認でき、かつ送達確認できる方法をとってください。宅配便であれば、「個人情報であることを指定できるサービス」の利用。郵便であれば「書留」の利用などが一般的です。
いずれにしても、上記（1）（2）は対症療法であり、本質的には貴社としてのセキュリティポリシーを全社基準として定めなくてはなりません。
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