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Q3-5．セミナーや研究会等、特定の方にお集まりいただく会議運営業務があるのですが、その受付をホテルロビー等一般部外者の方も通る場所に設置し、その受付デスクに参加者の名札（団体名、個人名を記載）を置いておく場合、参加者に対して、どのような方策をもって、主催者が個人情報の万全な管理をしていることをアピールすればよいのでしょうか。
たとえば、受付の一角にサイン表示等で、「名札については主催者の万全な管理のもと、机上に用意をしております（例）」などのような表記をすべきものなのでしょうか。
ご質問の名札の情報内容は名刺レベルの公開情報ですが、個人情報であることに変わりはありません。
従って、ホテルロビー等の一般部外者も通る場所に設置したデスクに個人情報を並べ置くことは、基本的にはセキュリティ上望ましくありません。携帯カメラ等で簡単に撮影可能で、漏えいリスク大（脆弱性、脅威発生の可能性大）です。
しかし、この件は状況に依るところ大で、ケースバイケースで判断するしかありません。個人情報漏えいが問題になるような人々の集まりなのか、どうかということです。
例えば、名札はほぼ公開情報に近い秘密レベルの低い情報であっても、当該参加イベントの出席者という新たな情報が付加されることによって、その個人情報は機密性の高い情報となるからです。
またこれが結婚披露宴や、ＸＸ会社上場記念パーティなどであれば、気にする人はいないかも知れません。クローズされたフロア等で関係者のみしかいない状態であれば、お互いに名札を一覧しても参加者名簿を見たり、名刺交換をしているのと同じ感覚で漏えいにはあたらないでしょう。
受付にサイン表示等をする状態は安全管理面で万全とは言えず、表記の万全な管理とは矛盾します。一般部外者の目にふれる状態は、管理できていない状態です。
実際は、受付後ろの机に並べておき、お一人ずつお渡しする方法などで、少なくとも簡単に、一般のロビー通行人の目にはふれない最小限の措置を講じる事が重要です。またこの際も「ここに個人情報があります！」とわざわざ知らせることになるような掲示はセキュリティ上、拙い方法ですから、掲示文面にも気をつける必要があります。
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