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Q4-16．財団法人です。作成している名簿には役職・氏名・住所・電話番号等を記載していますので、今後は事務局用としてすべての記載があるものと、委員・理事に配布する役職・氏名のみの記載のもの2種類作成する必要があると解してます。しかしこの場合、例えばA理事がB理事へ連絡するのに連絡先がわからないという理由で、事務局に確認された場合、これについては回答すべきではないと考えていいのでしょうか？
法令に沿って措置する場合、次のような方法があります。
■方法1
名簿作成時には個人情報を収集しますが、この場合、本人に利用目的を明示しなければなりません。利用目的としては、事務局における規約上必要な委員・理事に関する記録の為や事務遂行のために利用する、という基本的な利用目的に加えて以下を明示して下さい。
（1）委員・理事の役職氏名で構成される名簿を発行し、それを第三者（他の委員・理事）に提供すること。
（2）個別に連絡先等の問い合わせがあった場合に連絡先等を応えること。
の2点を明示し、更に（2）に関して応答の可否に関する要望を聞いてください。ここで応答して良いと応えた方のみ応答すればよいと思います。
■方法2
方法1の（2）は外しておき、問い合わせがあった都度、連絡し同意をとる方法もあります。
いずれにしても問い合わせに応じて個人情報を答えることは、第三者提供であり、あらかじめ利用目的として伝えていない場合は本人の同意が必要です。
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