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Q5-1．利用目的、第三者提供や委託の有無、開示請求等の方法等についてホームページ等で公表したとします。開示要請があった場合、保有している個人情報を全て開示する必要があるのでしょうか。
例えば、クレームについての個人情報があった場合、折衝内容・応答内容などを含めて、全ての情報を開示すべきものでしょうか。こうした複雑な案件は、会社として「どこまで開示するか」の方針を定めて対処することも可能なのでしょうか。
本人からの開示請求には基本的には応じる必要があります。ただし、業務に著しい支障が出る場合等は応じなくても構いません。
しかし、その場合には、非開示の理由を本人に通知することになります。収集時点で予め開示条件等を明確にして公表しておくのが適当と考えます。尚、開示する場合には手数料をとることも可能です。
また、常習クレイマーへの対応は経済産業省ガイドラインで開示しなくても良い事例が記載されていますが、運用面で実際の適用は難しいと思います。適用除外項の「業務上著しい支障を及ぼすおそれがある場合」の判例がどの程度で線引きされるか見極める必要があります。
参考【経済産業分野のガイドラインより：開示請求に応じなくても良い場合の事例】
事例2） 同一の本人から複雑な対応を要する同一内容について繰り返し開示の求めがあり、事実上問い合わせ窓口が占有されることによって他の問い合わせ対応業務が立ち行かなくなる等、業務上著しい支障を及ぼすおそれがある場合
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