無駄に長い会議が多くない？ 一流のスマート会議術とは

働き方改革によって多様な働き方が浸透していく現在だが、依然として変わらないのが、社内で日々展開される無駄な会議だ。だらだらと時間だけ長くなり、結局何も決まらない会議は多い。業務効率化と生産性向上の観点から見ても、無駄な会議をなくすことができれば、会社も社員も無駄な時間ロスが無くなり、残業が減ったり、自身のするべき仕事に使う時間が増える可能性が高まる。会議自体が無駄だというわけではないが、とくに従来の日本企業の会議は無駄なものになりがちなのが現状である。

日本企業には、何かを考え、決めるとき、すぐに会議を開いてしまう習慣がある。その結果、時間だけ長くなり何も決まらない不毛な会議が繰り返される。業務効率化のためにも、ここは一つ、会議自体の数を減らしたり、なくしてしまうという方向で考えてみてはいかがだろうか。

定例会議を減らす

現実的に「形だけの会議」「会議のための会議」は多い。いわゆる定例会議もその一つ。そこで、会議の必要性を根本的に見直し、不要なものはなくし、なるべく数を減らすように心がけよう。不要な会議を開かないようにすれば、そもそも会議の非効率性に悩む必要がなくなり、業務効率化も達成できる。実際に、会議をなくす努力をする企業も最近は増えている。ある食品メーカーでは会議をゼロにするというスローガンを掲げ、本当に必要な会議以外は開かないことで業務の合理化を図っている。

現場に決定権をある程度ゆだねる

とはいえどのようなビジネスでも意思決定は必要であり、情報共有も求められる。従来はそれらの作業を会議で行ってきたわけだが、例えば現場での意思決定は現場に決定権をある程度ゆだねるという考え方がある。管理職などの決定権者は現場の状況をすべて把握しているとは限らず、適切な判断ができないことも多い。そこで、現場をよく知る部下に一定の決定権を持たせれば、的確かつスピーディーな意思決定が可能になり、会議の多くは不要になるだろう。

常に情報共有できる環境を構築する

一方の情報共有については、わざわざ会議室に集めて資料を配布する時間を設けなくても、社内ネットワークなどで常に情報共有できる環境を構築しておけば済む話だ。現場はもちろん、マネジメント層も含めた恒常的な情報共有が可能になるだろう。あとはどうしても不明な点のみを担当者に個別に確認し、その情報をまた共有すればいい。

会議の数を減らしたとしても、だらだらと長い時間をかけ、結局何も決まらなければ有意義な会議とはいえない。まず、有意義なものとするためには、会議自体を短くすることが重要だ。

目的や知識を会議前に共有し、理解を深めておく

会議の目的やゴール、議題などが周知されていれば、会議冒頭に余計な説明時間をとる必要がなくなる。配布資料を少なくすることも重要で、説明時間短縮に加えて資料の準備時間削減にもつながる。

必要最低限の人数で開催する

参加人数が増えると紛糾したり、ただ座っているだけのメンバーも生み出しやすいので、参加人数を最低限にする配慮も有効だ。希望者のみが参加できるように会議の仕組みを改革した企業もある。

時間はタイマーで管理する

会議中はタイマーで時間を管理し、時間も貴重なリソースであることを参加者に意識させる。実際、2時間3時間とダラダラ会議を続けても芳しい結果は得られない。進行役を決め、30分を超える会議は認めないといった強い姿勢も求められる。その他、発言を挙手制にして野次や不規則発言を防ぐ、意見を否定しない雰囲気をつくるといった対策にも意味がある。

そして会議後は、決定事項がなかったことにされるのを防ぐため、議事録をすぐに展開し、合意と周知を得ることが肝要だ。

無駄な会議は開かないという意識を持ち、会議自体も短くする工夫を行う。そしてそこからさらに効率のよい会議を目指すならITの活用を考えるべきだ。ITを上手に活用することで、会議の時間を劇的に短縮し、効果と効率を高める“スマート会議”が実現できるだろう。具体的には、SkypeやWeb会議システムなどのコミュニケーションツール導入、クラウドを通じたファイル共有、スマートデバイス（タブレット、スマートフォン）活用などが挙げられる。

(事例1)スマートデバイスの活用で会議時間と資料印刷代を削減

ある食品メーカーでは、1回あたり3時間を費やしていた経営会議の生産性改善に乗り出した。とりわけ注視したのがペーパーレス化。それまで会議の際には紙の資料を配布していたが、資料を配れば説明する時間も必要になる。そこで同社は文書・コンテンツ管理システムとネットワーク、スマートデバイスを組み合わせたソリューションを導入。あらかじめサーバーに登録した資料をスマートデバイスに前もって配信することで、参加する役員が会議前に資料内容を把握しておくことを促した。その結果、大幅な会議時間削減に加えて用紙印刷代の削減も実現。さらには、短時間に集中して会議を行うことから議論の質が向上し、会議の進行も円滑になったという。

（事例2）Web会議で出張数削減とペーパーレス化を実現

一方、全国にフランチャイズ展開しているある小売業者では、各店舗の店長が定期的に東京本社へ集まり、会議を行っていた。しかし、地方店舗からわざわざ東京までやってくるのはコスト的にも時間的にも大きな負担となる。そこで同社では、クラウドのファイル共有機能で資料を閲覧しながらWeb会議を実行できるソリューションを導入した。これによって、遠隔地の参加者がお互いに顔と資料を見ながら、有意義な会議を行えるようになった。出張コストと移動時間をなくせたのはもちろん、紙資料の印刷代なども削減でき、生産性が大きく上がった。

だが、「会議時間の短縮を心がけてください」と個別にお願いをしても改善はなかなか進まないだろう。スマートな会議を実現するためには、まず総務人事が率先して環境の整備や改善策を提案していく必要がある。

近年は様々なコミュニケーションツールやクラウドソリューションが登場しており、安価に利用できるようになっているので、企業にとっても導入しやすい環境が整ってきているので、まずはそういった情報を収集し、環境を整える提案をするのもいいだろう。

また、コストの削減には躍起になっても時間のリソース管理がないがしろにされる企業は多い。会議の無駄が業務効率や生産性の点でかなりの無駄を生み、それが人件費に跳ね返ってきているという自覚を持とう。だが、逆に考えるならば、ITなどを活用してスマートな会議を実現することで、時間のリソースができ、労働時間の短縮、長時間労働の是正、さらには生産性向上につながると考えることもできる。総務人事が率先して社員にスマート会議を行う手法を提示することで、企業力のアップにつなげてみてはいかがだろうか。

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