「Microsoft 365（旧称 Office 365）」を使いこなして
働き方改革を推進する（後編）

2020年4月

前編でも述べたように、Microsoft 365には便利な機能が豊富にそろっている。とはいえ、どのような時に、どのアプリケーションを使えばいいのかがわからないという方も多いだろう。そこで、Microsoft 365を使いこなす営業担当者の一日を紹介しよう。

出社すると、まずOutlookでメールをチェック。その日のTo-Doリストを確認した上で、顧客先訪問の準備を始める。デスクで顧客向けの資料を作成して、OneNoteを使ってチームで情報を共有する。そして、午後に訪問する顧客への提案を打ち合わせるために、Teamsを使って出張中の同僚とのビデオ会議を実施。画面にプレゼン資料などを表示し、相手の顔を見ながら打ち合わせをするので、やり取りできる情報量は多い。

この日は昼食後に外回りだ。移動中の隙間時間を使ってメールを確認する。面白いアイデアが浮かんだので、OneDrive上の資料を修正して顧客先へ向かう。顧客企業のメンバー数人とともにミーティングを行ったが、この時は自社開発部門のエキスパートにもTeamsで遠隔参加してもらった。提案商品について専門的な観点から助言を得るためだ。この時の議事録はOneNoteでチームと共有する。

会社に戻るには1時間ほどかかるので、17時からは最寄りの喫茶店で仕事をすることにした。OneDriveから情報を取り出して、明日のための準備。あわせて、社内向けSNSのYammerを使ってチームメンバーから提案案件について意見を聞いた。

18時には業務を終了し、帰路についた。最近、会社は働き方改革の一環として、直行直帰を奨励している。Microsoft 365とモバイルワークの相性は素晴らしい。

Microsoft 365を活用してビジネス効果を生みだしている企業は少なくない。2つの事例を紹介しよう。

まずは、起業支援などのサービスを提供する企業だ。社員は本社にある会員リストなどの情報をベースに業務を行っており、出先で本格的に仕事に取り組むのは難しかった。3カ所に展開する店舗との情報共有も十分ではなかったという。

こうした働き方を変えようと、同社はMicrosoft 365を導入。経営者はその効果を実感している。社員や各店舗スタッフ間でのコミュニケーションが向上したほか、出先からでもクラウドから資料を取り出してプレゼンができるので、顧客への対応力が強化された。目の届きにくかった各店舗スタッフのスケジュールも、リアルタイムで把握できるようになったという。

次に、ICT分野を中心に電気通信工事関連サービスを展開する企業を紹介する。同社はテレワーク支援サービスの事業化を進めており、顧客への提案力を高めるためにも自社でテレワークの経験を蓄積する必要があると考えた。もちろん、働き方改革という狙いもある。

同社は試行段階として、一部の社員を対象に在宅勤務、モバイルワークという2種類のテレワークへの取り組みをスタート。すでに導入していたMicrosoft 365を、これまで以上に活用することにした。モバイルワークでは通勤時間の減少、業務効率の向上といった効果を確認できた。また、在宅勤務の対象社員は、ワークライフバランスの改善が見られたという。

日々の業務で頻繁に使うアプリケーションについては、長年使い慣れたものを変えたくないという抵抗感が導入のハードルになるケースがある。新たにMicrosoft 365を導入する場合も同様だろう。

ただ、Microsoft 365に関しては、心理的なハードルを下げるオプションサービスもある。こうしたサービスと組み合わせることで、自社のニーズにマッチした情報環境を実現することができる。

例えば、「情報漏えいが心配」、「Microsoft 365を使えるPCを制御したい」などの要望に対しては、シングルサインオンを活用してIP制御、端末制御を行うことも可能だ。メールや予定表、カレンダーやアドレス帳などの画面をもっと見やすいものにしたいといったニーズに対応するサービスもある。国内外で膨大なユーザー層を抱えるMicrosoft 365の周囲には、サードパーティーを含めて充実したエコシステムが形成されている。

多くの日本企業ではこれまで、社員が同じ場所に集まり仕事をするというスタイルが当たり前だった。それが強いチームワークを培い、企業の成長を支えた面もあっただろう。しかし、人材不足や働き方改革などの動きを受けて、従来型の働き方を続けることは次第に難しくなっている。

一方で、テクノロジーの発展は目覚ましい。コミュニケーションやコラボレーションを支えるツールはより使いやすく、便利なものへと急速に進化している。以前は高コストで使いにくかったビデオ会議のようなツールも、いまでは手軽に利用することができる。

こうしたツールを活用することで、隙間時間の有効活用、生産性向上やビジネスのスピードアップを図ることができる。社員の生産性が高まれば、働き方改革を推進しつつ事業を成長させることができるのだ。

こうした新しい働き方を支えるのがMicrosoft 365である。Microsoft 365導入に当たっては、ネットワークなどに不安を感じる向きもあるかもしれない。確かに、従来型のパッケージソフトからクラウドに切り替えた場合、トラフィックの流れが大きく変わるため、ネットワークが渋滞してしまうケースもある。こうしたトラブルを回避するためには、ネットワークやセキュリティを含めたノウハウを持つICTベンダーに相談するのも一案だ。

Microsoft 365には多様なアプリケーションが含まれるが、その中から、必要なものだけを選んで導入することもできる。アプリケーションの扱い方に慣れながら、徐々にサービスを追加するという段階的なアプローチも考えられる。ビジネスの現状や予算を踏まえて、自社にとって最適な形でのMicrosoft 365導入を検討したいものである。

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