スマート総務人事術
スケジュール管理を上手に行う秘訣とは
2018年5月
スケジュール管理を上手に行う秘訣とは
課題
スケジュールの管理がうまくできません。抜け漏れ、トラブルが起こらないようにスケジュール管理するにはどうすればいいでしょうか？
回答
総務人事部門は、自社イベント、法改正時期の把握、社員対応など、幅広い仕事があるので、まずは月ごとの業務を把握することが肝要でしょう。その上でのスケジュール管理が大切です。総務人事のスケジュール管理は、1年のどの時期にどういった業務が発生するのかをチェックし、毎月の定例業務、年に1回程度の業務などに分けることから始めます。その中で月ごとに発生する業務については、定例業務や重要な行事だけでもいいので書き出し、大枠を把握するといいでしょう。スケジュール管理にはExcelや手帳、Webサービス、アプリなど、自身の使いやすいツールを使うのがおすすめです。
スケジュール管理を上手に行う秘訣とは
スケジュールは、スケジュール管理ツールを活用して整理するのが便利です。
ツールには大きく分けて、紙の手帳と、パソコン・スマートフォン・タブレットから使えるWebサービスやアプリがあります。
紙の手帳はページや見開きの単位が1日・1週間・1カ月など様々なタイプがありますが、見やすさと書きやすさを考えると、記入欄が大きくてある程度詳細に情報を書き込むことができつつ閲覧性も高い1週間単位のタイプが便利でしょう。紙の手帳を使う場合は、個人用と業務用、あるいはプロジェクトごとなどで手帳を分けず、一冊で管理するように心がけます。複数の手帳にまたがっていると、記入・確認するときに混乱する場合があり、記入漏れや勘違いも生じやすくなるからです。
実際に手帳でスケジュール管理を行うにあたって、気をつけたい点はいくつかあります。まずは、外部での行事など移動時間を伴うものについては、その時間を含めて記入するよう心がけましょう。また、行事そのものだけでなく、準備や実施、レビューなどに必要なタスクを一緒に管理することも大切です。スケジュールを設定する際は昼休みを頭に入れ午前・午後を意識した管理を徹底する。これらのテクニックを参考にしてスケジュール作成を行いましょう。
一方、Webサービスは無料で利用できるものが数多く用意されています。多くのWebサービスで使えるのが同期機能。パソコンで入力したスケジュールをスマートフォンやタブレットに同期したり、反対にスマートフォンやタブレットのアプリで入力した内容をパソコン上の画面にすぐ反映させることができます。いつでもどこでも同じスケジュールにアクセスできたり、アラート機能でスケジュールを通知してくれたりするので、とても便利です。
アプリはスケジュール管理に特化したものを使う方法もありますし、グループウェアや統合オフィスソフトに含まれているスケジュール管理機能を利用する方法もあります。例えば、スケジュール管理機能は、個人のスケジュール管理だけでなく、グループや組織のスケジュールも管理できます。会議の日程調整や出欠登録、開催前の通知機能なども搭載しているものもあります。このほか、Excelなど日頃業務で使い慣れているツールをスケジュール管理に活用する方法もあります。
実際に個別行事・業務のスケジュール管理を行うにあたっては、重要な業務についてはアラートを設定するなどの配慮を加えると、スケジュール管理がさらにやりやすくなります。そのほか、スケジュール共有機能が用意されているWebサービスやアプリを使い、ほかのスタッフと重要な行事や業務を共有する方法も有効です。
これまでの手法を参考に、紙の手帳、Webサービスやアプリを使い分け、改めてスケジュール管理を見直してみてください。上手なスケジュール管理ができることで、ぐっと生産性が上がるはずです。
いまほしい栄養（情報）をピンポイントで補給できる“ビジネスのサプリメント”
「ビズサプリ」のご紹介