Microsoft 365をスムーズに導入しDXを加速しよう
～慢性的な情報システム部門の人材不足を解決！～

クラウド型のさまざまなサービスが登場しているが、業界業種や規模の違いによらず多くの企業で汎用的に利用できるのが、オフィス業務や社内外のコミュニケーション/コラボレーションを支えるサービスだ。

Microsoft 365はそうしたニーズに応える代表的なクラウド型サービスであり、メール（Outlook、Exchange Online）、チャット/Web会議（Microsoft Teams）、ファイル共有（OneDrive）、オフィスツール（Word、Excel、PowerPoint）など、社内外の関係者間での情報共有や協働作業を支える広範な機能を提供している。

そしてMicrosoft 365は現在も進化を続けている。米マイクロソフトが2023年3月に発表した、次世代AIによる仕事の副操縦士「Copilot」もその1つだ。世界中に大きな話題を巻き起こしたChatGPTと同種の大規模言語モデル (LLM) を業務に適用するもので、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams などのアプリケーションに組み込まれたCopilotがユーザーの作業を補助し、創造性や生産性の向上、スキルアップを支援する。

こうした新たなテクノロジーを柔軟かつ手軽に取り入れることができ、さらにDX推進につながるプラットフォームとして、Microsoft 365は注目されているのだ。

情報システム部門の課題解決に寄与

さらにMicrosoft 365の導入が拡大する背景にあるのが、現在の情報システム部門が直面している次の4つの課題だ。

1つ目は、慢性的な人手不足。生産年齢人口の減少に伴い、あらゆる業界で深刻化している問題であり、情報システム部門も例外ではない。特に多くの企業がDX実現を目指すようになった現在、デジタル人材は奪い合いの状況となっており、情報システム部門の新たな人材の採用はますます難しくなっている。その点、Microsoft 365を導入すると、ハードウエア障害への対応、リソース追加、サーバ老朽化への対応などのメンテナンス・運用管理をほぼ事業者側に任せることができるので、今まで運用管理で使用していた時間をDX推進に割り当てることができる。

2つ目は、柔軟な働き方の実現。他部門と同様に、情報システム部門でもテレワークなどを取り入れたワークスタイル変革を進めていく必要がある。前項の人手不足の課題とも深く関連しており、柔軟な働き方に対応した情報システム部門でなければ見向きされず、新たな人材が集まってこなくなるおそれがある。そういう課題に対しても、Microsoft 365だとクラウドならではの場所や時間に依存しない利用が可能となり、ワークスタイル変革も進めることができる。

3つ目は、セキュリティ。悪質化・巧妙化の一途をたどる昨今のサイバー攻撃から、IT資産を守ることは容易ではない。自社でサーバの管理などをしていると、セキュリティリスクへの不安を抱く方も多いだろう。だが、Microsoft 365を活用すると、インフラの可用性確保できるだけでなく、ソフトウェアのバージョンアップ、セキュリティ対策といった基本的な運用管理をすべて事業者側に任せることができる。

4つ目は、災害・パンデミック対策。2011年の東日本大震災のような激甚災害、COVID-19のような感染症のパンデミックは今後もいつ起こるかわからないだけに、ビジネスに不可欠のITシステムやアプリケーションのBC（業務継続性）を高める必要がある。この点においても、Microsoft 365はクラウドなので自宅など遠隔から業務ができるので、災害・パンデミック対策もしっかりできるようになる。

Microsoft 365導入に二の足を踏む4つの理由

とはいえMicrosoft 365の導入に関しては、いまだに二の足を踏む企業も少なくない。懸念されるのは、次のような課題だ。

1つ目は、複雑なライセンス。Microsoft 365には一般企業（中小企業）向けの「Business Basic」「Business Standard」「Business Premium」「Apps for business」、大企業向けの「E3」「E5」「Apps for enterprise」まで多様なプランが用意されている。予算の範囲内でコストと機能のバランスを考慮して購入したいところだが、どのプランが自社に適しているのか判断するのは容易ではない。またライセンスの使用条件や利用規約を遵守するために、正規仕様と監査の知識も必要だ。また将来的に活用するために更新を効率的に行いたいが、サポートは得られるのかどうか。そのほか為替変動による値上げなど、先行きに不安も残る。

2つ目は、導入に知識が必要されること。Microsoft 365といえども、スムーズな導入を確保するためには各種設定に関するスキルが要求される。たとえば現場（利用者）のニーズに合わせたアカウントの作成や機能の提供、アクセス権限の設定、グループポリシーの作成などを行い、適切な稼働を確保する必要がある。だが、この作業は非常に困難だ。また既存のシステムとの統合や移行に関しても、事前の入念な準備が必要だ。

3つ目は、セキュリティへの対策。
前述したとおりMicrosoft 365では基本的なセキュリティも事業者側で担保されているが、それはあくまでもインフラ部分の対策だ。そういう意味では、自社の身の丈にあったセキュリティ対策を導入したいものだが、具体的に何をどう対策すればよいのかわからない企業も多いだろう。また、予算の範囲内でコストと機能のバランスを考慮して購入することも肝要だ。

4つ目は、運用工数の増大。ここまで述べてきたクラウドならではのメリットと矛盾していると思われるかもしれないが、従来とは異なる工数が発生するのである。たとえば「新機能やツールの使用方法を利用者に十分に理解してもらうために、教育やドキュメンテーションの提供が必要だが、そのための要員が確保できない」、「組織内での変更管理が必要なことは認識しているものの対応しきれない」、「導入するだけでは終わらず、運用後も利用者からの問い合わせ対応に追われている」、「従来のオンプレミスのIT環境と違ってインフラがブラックボックスとなり、トラブルシューティングが困難になった」といった声が、多くの企業から聞こえてくる。

スムーズにMicrosoft 365を導入するには

どうすればコストと機能のバランスの取れたMicrosoft 365のよりスムーズな導入を実現し、情報システム部門の負担を軽減しつつ利用者への定着化を図っていくことができるだろうか。前項で示した「Microsoft 365導入に二の足を踏む4つの理由」に対して、ここではクラウド基盤の運用・管理を代行するマネージドサービスを利用した解決策を紹介したい。

解決策（1）　最適なライセンス選定

Microsoft 365の複雑なライセンスは自社で直接選ぶのではなく、マネージドサービスを提供している事業者が提案するものから取捨選択することをお勧めしたい。最新のライセンス情報を保持している事業者は、自社の業務内容や従業員のニーズといった切り口に沿って、コストパフォーマンスの良いライセンスを提案してくれるからだ。また、為替変動に伴う価格について、自社購入の場合は値上げ情報など自分達で調べなければならない場合が多いが、マネージドサービスを活用するとベンダー側から適宜情報をもらうことが可能だ。

解決策（2）　経験値からの設定

マネージドサービスを提供している事業者が培ってきた運用経験や実績に基づき、最適な使い方がベストプラクティスとして提案される。導入する際にもあらかじめ初期設定を行った上でMicrosoft 365の環境が提供されるため、すぐに利用を開始することができる。

解決策（3）　ニーズにあったセキュリティ対策

Microsoft 365には標準的なセキュリティ対策が装備されている。さらに、IT資産管理、情報漏えい対策、マルウェア対策、保管データの暗号化なども用意されており、企業ごとの業務やニーズにあわせて最適な対策が提案される。またこれらの対策の運用も任せることが可能だ。

解決策（4）　安心運用サポート

Microsoft 365のみならず関連するクラウドサービス環境まで含めて、一貫した運用サポートが行われる。各サービスに対する一元的なサービスデスクも用意されており、利用上の問い合わせにも対応してもらえる。

このようにマネージドサービスを活用することで、Microsoft 365の導入から初期設定、運用までトータルに任せ、専⾨的なサポートを受けることができる。これによりユーザーの利便性を高めて業務を効率化するともに、情報システム部門の限られたリソースと時間を節約できる。

マネージドサービスとセットでMicrosoft 365の導入および利用を進めることで、ハードルとなっていたさまざまな懸念や課題を解消し、コストを最適化しながらDXを加速させることが可能となる。

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