EX-申請

導入事例［2］ 経理業務を効率化

お客様概要

背景

M社はグループ会社3社が合併して発足した会社です。
経理部門で利用しているシステムは、前身会社（当時社員150名）から継続して利用しています。

経理部門での問題点

• 経費精算は社員による手作業
  （各部署が表計算ソフトで作成された申請書に入力・印刷→上司の押印による承認→経理部門が会計システムに集中入力）
• 経理部への経費伝票到着が月末に集中するため、月次の業績報告が遅れてしまう
• 会社合併により社員が3倍以上に増えたため、従来の手作業では処理が不可能

お客様の課題

経費清算業務の生産性を向上し、新体制に追従できる仕組みを確立する。

解決策

経費精算ワークフローと仕訳連携システムの導入

• 全社員が旅費交通費・立替経費精算を直接入力→ワークフローを利用して申請・承認
• 最終承認されたデータを会計システムの仕訳データに連携させることで、経理部門での伝票入力が不要

導入による効果

• 業務量増大に対しても経理部門の作業時間短縮を実現
• 承認から支払いまでのリードタイムを短縮
• 現場での伝票チェック・回覧・保管などの間接業務を削減

「KaleidoeSuite」が採用された理由

• 従来の表計算ソフトによる申請帳票を、プログラム無しでWeb申請画面に取り込む機能（EX-申請）が揃っている
• プロトタイプを作り、早い段階で検証できるので、短期間での開発が可能
• Javaというオープンな技術に加え、フレームワークや部品・モジュールがそろっているため、業務特有の細かな機能は自社で開発できる
• 他の業務を順次、KaleidoeSuiteの統一された基盤上でワークフローシステム化できる
• 他のグループ会社に展開する場合に、システム基盤やノウハウが共有できる

システム構築の際に工夫した点

• ワークフローの申請画面から会計システムの勘定科目マスタ、部門マスタを参照・選択できるようにした。
  これにより、現場の操作負担軽減、入力ミス防止を図った。
• 勘定科目など、申請者では判断がむずかしい項目は、承認後も経理担当者が確認・修正できるようにした。
  これにより、差戻しによる再申請の手間をなくした。
• 承認データのエラーをチェックした後、会計システムに受け渡す処理を開発した。
  これにより、仕訳修正不要の、ワークフロー履歴と完全一致した経費精算処理を確立した。

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