電子文書管理「セキュアライブラリー」

技術情報や研究情報・営業情報・顧客企業情報等、機密事項が含まれた情報は、取扱いに慎重を期す必要があります。関係部門外への持ち出しには制限を設ける必要があるものの、共有することで情報として価値が生まれます。

情報を安全・確実に管理することが会社の信用や資産を守る時代になりました。外部に洩れては困る文書データを皆様はどのように管理していらっしゃいますか？

セキュアライブラリーはお客様に安心してご使用いただけるよう、様々なセキュリティ機能を装備しています。

暗号化したPDFの自動生成

・ オプションのスカイコム社製「SkyPDF PRO」をセキュアライブラリーに組み込むことにより、暗号化したPDFを自動的に生成して登録することが可能です。文書データの参照にはこの方式で登録したデータが使われ、原本のデータは改版登録する時にしか参照できません。

・ 電子署名（Self-sign方式）・電子印鑑システムと連携することで承認印、社印を捺印することが可能です。

・ コメント、日付、時間、テキストや任意の画像データを「透かし」として埋め込むことが可能です。

・ 40Bit、128Bitのパスワードを使うことにより、文書を保護することができます。印刷・コピー・内容の抽出・注釈の変更などの制限も可能です。

・ タイムスタンプ機能と連携することでデータの整合性を保つことが可能です。
　* 本機能は SkyPDF ToolsL にて実現。2005年9月対応予定。

ユーザ認証・アクセス権限・操作ログの取得

・ セキュアライブラリーに登録された文書を参照する場合はユーザ認証が必要です。
　− 指紋認証ユニットを使って本人を識別する「指紋認証方式」
　− ICカードを使用する方式
　− IDとパスワードをキーボードから入力する方式

・ ログインするユーザをグループに分け、それぞれのグループに権限を設定することが可能です。
グループは所属毎、役職毎など、自由に設定できます。

・ データを保存する場所単位、文書データ単位に権限を設定できます。パスワードを付加することも可能です。

・ セキュアライブラリーに登録された文書を操作した場合、すべての操作ログが取得されます。

・ 文書データの改版履歴（変更履歴）を登録します。

その他のセキュリティ（オプション）

オプションのInfoTraceを使用すれば、さらにセキュリティの強化が可能です。

「いつ、誰が、どのクライアントPCから、どのデータへ、どのような操作をした」かを記録する機能です。以下に関するアクセスログを記録することができます。

・ ファイル操作に関するログの記録（ファイルのコピー、名前の変更、削除、等）
・ 印刷に関するログの記録（ネットワーク上のプリンタへの印刷、ローカル環境での印刷、PDFへの出力）
・ クライアントPC操作に関するログの記録（ウィンドウのタイトル、電源のON/OFF、ログオン/ログオフ、セーフモードでの起動、エイジェントのインストール/アンインストール）

クライアントPCから収集したログを解析用画面に表示し、条件に合ったログを検索、台帳を作成する機能です。

文書データにアクセスする人数が多くなるとログが膨大になり、解析するのが困難ですが、この機能を使用すれば膨大なログの中から多彩な条件にマッチした結果を素早く検索することが可能です。

情報が漏洩した場合、どのような経路でデータが流出したのかを調べる機能です。簡単な操作で漏洩ルートを追跡し、結果はツリー型で表示されます。

例：ある従業員がパソコンを操作して機密文書を持ち出したケースを追跡

1．サーバの「機密文書.doc」をローカルPCにコピー
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2．ローカルPCで「機密文書.doc」を「こんにちは.doc」にファイル名変更
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3．ローカルPCで「こんにちは.doc」を印刷
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4．ローカルPCで「こんにちは.doc」を外部記憶装置にコピー
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5．証拠隠滅のためローカルPCより「こんにちは.doc」を削除

印刷をした履歴を表示する機能です。指定した期間内に誰が印刷をしたかをユーザ別、プリンタ別に集計することが可能です。