印刷やファイル持ち出しを制限するKaleidoeSuite QuickBinderのセキュリティ機能を評価。
一画面に表示される契約書の件数が増加するなど、管理の容易性も大幅に向上。

企業では様々な文書が作成され、保管されています。
しかも、文書は作成した以降も、参照したいときにすぐさま見つけ出して活用できるようにしておくことが大切です。
文書管理のキーワードは、管理・活用の容易性と高度なセキュリティを実現することの2点といえるでしょう。

第一三共が新契約書管理システムを構築しようと考えたのは、経営統合が大きなきっかけでした。
契約書を管理するのは法務部門。
旧第一製薬も旧三共も法務部門それぞれがITによって契約書を管理していたのですが、経営統合を契機に契約書を管理するツールを刷新することにしました。

従来の一社のシステムは、契約の満了日が近づいていることを知らせるアラーム機能がメインだったこと、もう一社のシステムはExcelベースだったので入力に手間がかかっていたことなど、使い勝手のよさを実現することが望まれていたためです。

同社が新契約書管理システムの検討を開始したのは2005年中ごろのこと。
経営統合に伴い、240〜250の情報システム再構築を推進したIT企画部長の梅澤仁氏は、
「システム構築の際には、旧システムを引きずることなく、まったく新しいコンセプトで構築することが情報システム開発を成功させる要諦」
と述べています。

新契約書システムは、まさにそうした考え方にもとづいて開発されたのです。

経営統合を機に、法務部では契約書の管理方法を根本から見直しました。
契約書の原本（紙）は各部門で厳重に管理してもらう一方、契約に基づいた適正かつ迅速なビジネスの推進を目指す上で、情報漏えい防止と利便性を両立できるシステムの導入が望まれました。

その点について、法務部契約グループ課長代理の宮田知則氏は、こう話します。
「各部門の方がすぐ脇に契約書を置いておくイメージで、パソコン画面を見れば必要とする人が必要なタイミングで契約書そのものが参照・活用できるようにしたいと考えました」。
そこで、新契約書管理システムでは、契約書をイメージデータとしてデータベース化することを基本要件としました。
社内ネットワークを通じて当該ビジネスの担当者が契約書データベースにアクセスすれば、必要なときに契約書を参照できると考えたのです。

一方、法務部の業務を効率化することも重要なテーマでした。

従来の契約書管理システムで参照できるのは契約番号や担当部門など契約書の属性データに限られていました。新契約書管理システムがスタートした時点で登録した契約書は4000件ほど。宮田氏は、毎年1000件前後増加していくだろうと試算しています。
契約書が増加しても管理が容易な文書管理システムが求められました。
契約書を迅速に一覧でき、しかも詳細な内容を把握したいというニーズは、各部門から契約書に関する問い合わせを受ける法務部にとっても切実だったのです。

新契約書管理システムの基盤となっているのは、NECネクサソリューションズが提案したKaleidoeSuite QuickBinderというWebベースの汎用的な文書管理システムです。

企業内に数多く存在する文書のなかでも、機密情報そのものといえるのが契約書。新契約書管理システムを構築するに際して、同社が最も重視したのは使い勝手とともに、セキュリティ機能でした。
同社は、6つの文書管理製品を比較したうえで、KaleidoeSuite QuickBinderを選択しました。

提案前に、ＮＥＣネクサソリューションズは事前にどのような文書をどのように管理したいのかについてヒヤリングを実施。
その結果、情報漏えい防止の要件に対し、印刷禁止およびダウンロードを実行したPC以外ではファイルを開けない機能（ダウンロードプロテクション：オプション）を提案しました。
ＩTシステム部門では、実際にその機能を何度も操作・確認したうえで、情報漏えいの心配はないと判断しました。

システム決定の決め手となったのは
「これらのセキュリティ機能がしっかりしていたこと」 （IT企画部推進グループ主査の矢野克治氏）でした。
宮田氏は
「吊しのスーツではなく、寸法を測って形に合うイージーオーダーで提示していただいたという印象を持っています」 と述べています。

第一三共のニーズに合致した提案が評価されたようです。

KaleidoeSuite QuickBinderの採用を決めて以降、同社はNECネクサソリューションズに使い勝手をよくするための要求を伝えて設計作業を進めるとともに、旧システムのデータを新システムに移行させる作業を経て2007年4月から新契約書管理システムが順調に稼動しています。

宮田氏は、検索して一画面に一覧表示される契約書の件数が多いこと、またその反応が速いこと を評価しています。且つ、一覧表示で契約書の属性が確認できるので目的の契約書を素早く見つけ出せるようになりました。

また、各部門からも、契約書そのものがパソコン画面で検索・参照できるようになったことを評価する声が届いているとのこと。
「法務部として契約書管理システムに求めた要件は現状でほぼ満たされていると考えています。 今後は、新契約書管理システムを各部門で利用促進していくことがメインとなるでしょう。現在は締結された契約書の管理のみですが、検討段階、交渉途中のデータをワークフローに載せて管理し、履歴が残るようなシステムになると便利だという声もあります。」
と宮田氏は次のフェーズを視野に入れた検討テーマを温めています。

KaleidoeSuite QuickBinderはWebアプリケーションの効率的な開発を支援するフレームワークを用いて開発されています。ワークフローの追加や将来の機能拡張へも比較的容易に対応が可能です。KaleidoeSuiteで動作する他のアプリケーションとの連携が柔軟に行えることが大きな特徴です。

今後も、第一三共の情報管理基盤として重要な役割を担っていくことが期待されます。