株式会社ジェネシストが展開するビジネスモデルは、代表取締役の加川氏が中小企業に対する経営コンサルタントとして活躍していたときにヒントを得たものでした。

ある日、取引先の会社の社長から、「経理の担当が退職するのでその業務をやってもらえないか」と相談されました。主に営業現場を中心に携わっていたその社長は、銀行のATMで振込手続きをするなど、一度もやったことがなくわからないというのが実情だったのです。そんな話を他の会社ですると「ウチのもやってほしい」という話が出てきました。
「既存の会計サービスだけでは十分な対応ができなかった。お客様が真に求めるサービスの姿に気づきました」と加川氏は話を始めました。まわりを見回しても、それはありそうで存在していないサービス。これはビジネスになると判断されたそうです。1年半の時間をかけてビジネスモデルを確立し、2002年から事業をスタートしました。

アウトソーシングサービスの主体は、中小企業の財務管理。これまで財務資料の作成に時間がかかり、社長が目にする時には適切な対処を施すタイミングを失していることがあった現状を解決するものです。そのため支払業務やその結果の記帳という、会社内部の事務と思われていたデータの入口に関わる業務までを代行。経営資料作成の月次化を可能にし、これまで利益に結びつかないコストと思われていた会計事務費用を、利益追求のための経営コストに変換させました。
こうしたサービスを展開する上で最も必要と思われたのは、実は会計ソフトではありませんでした。

ジェネシストは、会計・販売の統合のためERPソリューションを求めたわけではありませんでした。ジェネシストが課題としてかかげたのは、自社が提供するサービスメニューの売上管理でした。
「当社の事業はサービス業となりますが、契約内容がすべて異なるため、カテゴリーについて細かく区分しています。たとえば作業のレベルでも、売上項目をコンサルタント料とか処理料といった一括りの項目になってしまい、意味する範囲が広くなってしまって、会計の処理なのかお金の管理なのかわからなくなってしまいます。これらを細かく規定して管理するには、データベースシステムが必要でした」と佐々木氏が説明されました。ジェネシストのビジネスモデルならではの課題がそこにあったのです。

ジェネシストの社内における売上管理業務は複雑でした。会計の事務処理は締め日を境とした後処理の業務と、次の期に対応した業務が混在するため、アウトソーシングサービスのメニューとしては、これらを別々に管理する必要があります。さらにその締め日が取引先ごとに異なり、単一の対応をすることができません。

SAP Business Oneの導入以前は、営業から集まってくる伝票を分類・集計してパソコンに入力し、各社の締め日に対応させながら請求書を発行していました。そのために利用していたのはパソコン用のデータベースソフト“Microsoft(R) Access”。加川氏は「いろいろな角度からデータを分析するには、自由にデータを組み合わせて検証できるこのソフトが便利と考え、自分で作成したものを会社のシステムとして使っていました」と話しました。
佐々木氏はそれを受けて「当時は請求書の発行だけでも、作業に1週間かかっていました」と振り返ります。「それが今では1日で処理が片付いてしまいます」と佐々木氏は導入後の成果のひとつとして、請求書発行の業務が大きく効率化されたことに満足されています。

新規の顧客情報も営業部門ですぐに登録されるため、伝票が集まった時点で顧客のマスターデータを作成するなどの手間もなくなりました。日々の活動の報告データがそのまま売上の元データとなるため、集計ミスもありません。適切なタイミングで請求書発行が行なえるようになったのです。

SAP Business Oneを導入する以前は、加川氏が自らの手で作成したパソコン用データベースソフトを使用していました。ベンチャーとして新たなビジネスモデルを展開しているが故に、加川氏は、企業情報をさまざまな角度から分析する必要があり、そのためには表計算ソフトではなく、データベースソフトのほうが最適と考えていたからです。

ところがこのビジネスが軌道に乗り、事業が拡大してくると、パソコン用データベースソフトでは容量的にも機能的にも対応しづらくなってきました。加川氏が他に最適なものはないかと佐々木氏に相談しました。しかし、佐々木氏は加川氏が求めるシステムの要件内容をすべて適合したシステムはないと判断しました。そこで、「ないのなら作ればよい」と考え、それにはSAP Business Oneを利用することが最も近道だと判断したのです。
とはいえ加川氏にとっては、実物に触れるどころか見たこともないシステムであり、情報を得るためWebで検索した結果、たどり着いたのがNECネクサソリューションズでした。セミナーに参加したりショールームを訪れたりして、検討を重ねました。

「デモを見せていただいたとき、これはスゴイと思ったのはSFA（Sales Force Automation）の機能でした。データを一元化して自在に取り出せる、これだけの情報基盤を実現できるなら、導入するのはやはりSAP Business Oneだと確信したのです」と加川氏は語ります。
佐々木氏からは「NECネクサソリューションズからモニター機を貸し出していただけたのは、大変ありがたかったです。SAP R/3の業務連結フローがオールインワンパッケージであるSAP Business Oneでどのように継承されているかをチェックできたので、当社の事業規模としては十分な内容であると提言できました」と自信にあふれた答えが返ってきました。

SAP Business Oneで真っ先にシステム化したのは、販売管理の分野とレポート機能を活用したマーケティングおよび経営支援の分野でした。ジェネシストのサービス提供エリアは未だ首都圏に限定していますが、関東圏からも取引の要請があり、提供エリアの拡大検討にともない、現在は営業支援のためのシステム化も進めています。
加川氏は経営者から見た導入効果として、「経理代行とは言ってもサービス業である以上、お客様とのやり取りは契約範囲以外にもいろいろとあります。取引履歴や契約内容をしっかりと管理できていないとお客様からの信用を維持できません。これにはSAP Business Oneの取引先管理にあてはめることで解決できるのです。データベースを活用する上では単なる売上管理だけではサービス業としての顧客対応レベルを向上させる事はできませんからね」と、SAP Business Oneの有効性について語りました。

パソコン用データベースソフトでの経験から、SAP Business Oneはカスタマイズを施さず、ほとんど標準のままで運用しています。むしろ自社のビジネスをシステムに当てはめて利用することで、ムダやズレのないビジネスプロセスを構築することに役立てていると考えられます。
SAP Business Oneを企業戦略システムと位置付けた株式会社ジェネシストは、近々バージョンアップされる予定ですが、カスタマイズがないため、移行コストも最小限で済むというメリットも手にしています。