基幹業務とは?種類や重要性、システム化の目的をわかりやすく解説
基幹業務とは、企業の事業活動の根幹を担う重要な業務を指します。企業担当者のなかには、「基幹業務という言葉は聞いたことあるが、具体的にどのような業務が該当するのかわからない」という方もいるのではないでしょうか。
本記事では、基幹業務の概要や種類、重要性、システム化の目的などを解説します。
基幹業務とは
基幹業務とは、生産や販売など、企業が事業活動を行ううえで欠かせない根幹となる業務を指します。「コア業務」と言い換えることもできるでしょう。
商品を販売する製造業の場合、製品の設計や開発、生産、物流、販売などが基幹業務に該当します。サービス業の場合では、営業やマーケティング、カスタマーサポートなども基幹業務と捉えられることもあります。
基幹業務の種類
基幹業務の種類としては、主に以下が挙げられます。
- 販売管理
- 購買管理
- 生産管理
- 財務会計
- 経費精算
- 給与計算
- 勤怠管理
それぞれ詳しく見ていきましょう。
販売管理
販売管理は、商品の販売情報を管理する業務です。たとえば、「いつどの顧客から商品の注文を受けたか？」など、販売に関する情報を扱います。
販売管理では、受注情報の管理や売上集計、売掛管理、請求状況の確認などを実施できます。また、見積書や納品書、請求書など、販売に関する伝票発行や予定・実績などを管理する帳票類の作成が必要です。
購買管理
購買管理は、原材料や製品の仕入や調達などの購買情報を管理する業務です。発注・仕入から買掛金の管理までの業務です。最適な調達のコントロールをする仕組みとも言えます。
生産管理
製品の生産計画や実績を管理する業務です。適材な生産に向けた資材所要量計画や生産ラインの工程計画立案及び実績管理を行います。また原価管理も重要な業務の一つです。
生産管理業務によって、製品の効率的な生産計画や作業員の配置計画、稼働させる生産ライン数の計画などが可能です。
財務会計
財務会計は、企業の収益や資金情報を管理する業務です。会計情報の管理や関連する財務諸表の出力、決算処理や各種申告書の出力が主な業務です。貸借対照表や損益計算書などの財務諸表の内容は、株主などの外部関係者にも公開され、企業の信頼性や会計の透明性を確保するための手段としても活用されます。キャッシュフローの管理による適材な資金調達も重要な業務の一つです。
また、会計レポートの作成による経理担当者の作業負荷軽減や、経営状況の可視化による意思決定の迅速化などに役立てることも可能です。
経費精算
経費精算とは、交通費や出張費、備品代など、企業の経費管理や精算に関する業務を指します。多くの企業では、従業員の通勤や出張、備品管理などが生じるため、経費精算も欠かせない基幹業務の一つであるといえます。
給与計算
給与計算とは、従業員の給与や賞与を管理する業務です。給与計算では、従業員の労働時間や出勤状況、社会保険料、税金などのさまざまな要素を考慮して計算が行われます。
また、社会保険料や税金の計算においては、国や地方自治体の税制や社会保障制度を理解することが必要です。給与計算の結果は、給与明細として従業員に電子データまたは紙面で送付され、毎月の指定日に給与が支払われます。
勤怠管理
勤怠管理とは、従業員の勤務時間や日数、休暇日数などを管理する業務です。従来は、タイムカードなどを使ったアナログ管理が主流でしたが、近年では勤怠管理システムを利用した打刻や管理が主流になっています。
また、勤怠管理で扱う情報は、前述した給与計算におけるインプットデータにもなります。
基幹業務の重要性
基幹業務は、企業が事業活動を継続するうえで不可欠な業務であるため、非常に重要です。たとえば、企業は顧客がいなくては成り立ちませんが、この顧客へ製品を販売するための販売管理も基幹業務の一つです。また、販売する製品の生産計画などを行うための生産管理も基幹業務に該当します。
加えて、企業の血液とも言える資金の適切かつ透明性のある管理を行うためには、基幹業務の一部である財務会計が重要です。事業活動を行うための土台となる人員リソースを管理するためには、給与計算や勤怠管理が必要です。
このように、事業活動に欠かせない「ヒト」「モノ」「カネ」といったリソースを適切に管理し、社会貢献や企業価値向上を実現するためには、基幹業務はなくてはならない業務となります。
基幹業務をシステム化する目的
基幹業務は多岐にわたるため、すべてを人手作業で実施することは現実的ではありません。効率的に業務を回すためには、基幹業務をシステム化することが大切です。
基幹業務をシステム化することで、以下のような効果が期待できるでしょう。
- 業務効率化を図れる
- 情報を一元的に管理できる
- ペーパーレスが推進できる
たとえば、給与計算や決算書の作成などをすべて手作業で行おうとすると、膨大な時間がかかってしまいます。月末や年度末などの繁忙期では、期限内に終わらないおそれもあるでしょう。しかし、基幹業務をシステム化することで、システム上で自動計算やレポート作成などができるため、業務効率化が図れます。
また、社内の各種情報をシステム上で一元的に管理することで、欲しい情報にタイムリーにアクセスできるようになります。紙による情報管理では、求める情報をすぐに見つけ出すことは容易ではありません。また、システム化することにより管理画面上で作業ができるのでペーパーレス化を推進でき、紙の場合の紛失リスクや盗難リスクを減らせます。
基幹業務システムとは
基幹業務をシステム化する場合、基幹業務パッケージを導入することが多くなってきています。基幹業務システムとは、企業の根幹となる業務を管理するシステムを指します。事業活動に不可欠な基幹業務を扱うシステムであるため、「ミッションクリティカルシステム」と呼ばれることもあります。
基幹業務システムには、販売管理システムや生産管理システム、財務会計システム、給与計算システムなどが挙げられます。
基幹業務システムを導入するメリット
基幹業務システムを導入するメリットには、主に以下の点があります。
- 経営状況の可視化と意思決定の迅速化につながる
- 社内のガバナンス強化を図れる
- 生産性の向上や属人化の防止につながる
経営状況の可視化と意思決定の迅速化につながる
まず、基幹業務システムを導入にすることで、自社の経営状況の可視化および意思決定の迅速化が期待できます。基幹業務システムによって社内の生産データや会計データをシステム上で可視化することで、定量的な情報を関係者間で共有可能です。また、具体的な数値で社内情報を確認できれば、経営層によるスピーディな意思決定にもつながるでしょう。
社内のガバナンス強化を図れる
社内のガバナンス強化を図れる点も基幹業務システム導入のメリットです。紙の管理と比べて情報の紛失・盗難リスクを抑制できるため、社内情報の保全や内部不正防止に役立ちます。社内情報の漏えいは、企業の信用失墜につながる重大な問題です。基幹業務システム上で情報を一元管理し、社内セキュリティや運用ルールをしっかりと徹底することで、より一層のガバナンス強化を実現できるでしょう。
生産性の向上や属人化の防止につながる
加えて、基幹業務システムは従業員の生産性向上や属人化防止にも貢献します。これまでの紙を中心としたアナログ作業では、情報収集などに手間がかかるため、作業に非効率性がありました。また、長期間在籍している従業員の特有のやり方に依存するなど、属人性が問題であったといえます。一方、基幹業務システムを導入すれば、システムを活用した共通的な操作によって従業員の生産性向上や標準化による属人化防止につながります。
基幹業務システムを導入するデメリット
基幹業務システムには、導入メリットがある一方で、導入デメリットも存在します。主なデメリットは以下のとおりです。
- 導入費用がかかる
- 自社の業務に合ったシステムを選定する手間がかかる
- システムに習熟するための教育期間が必要となる
基幹業務システムを導入する際は、導入費用が発生します。導入費用は、対象となる基幹業務の範囲やシステムの機能・性能によっても異なりますが、企業にとって相応の出費となるでしょう。ベンダー何社かに見積りを行って費用の目安を把握し、前もって予算計画を行うことが大切です。
また、基幹業務システムを導入する場合、自社の業務に適したシステムを選定することが肝要です。自社の業務プロセスや業務ルールなどを洗い出したうえで、システムの機能が充足しているかを確認するようにしましょう。なお、自社の業務に合うようにシステムをカスタマイズすることも可能ですが、その分開発費用が発生するため注意が必要です。
加えて、基幹業務システムの導入後は、従業員へのシステム操作教育が求められます。あらかじめ導入後の習熟期間を設けるとともに、システムの導入前に基幹業務システムの運用マニュアルを準備しておきましょう。
まとめ
基幹業務は、企業が事業活動を行ううえで不可欠となる根幹業務のことです。たとえば、販売管理や生産管理、財務会計、給与計算などが挙げられます。重要な経営リソースであるヒトやモノ、カネに密接に関係する業務であるといえるでしょう。
基幹業務は多岐にわたるため、基幹業務システムを導入して業務効率化を図ることが有効です。基幹業務システムを導入することで、業務効率化に加えて、経営状況の可視化や意思決定の迅速化、社内のガバナンス強化なども実現できます。一方で、導入費用がかかる点、自社の業務に照らしてシステムを選ぶ手間がかかる点、システムの習熟期間が必要となる点には注意してください。計画的に予算や人員リソース、スケジュールを確保したうえで、自社に合った基幹業務システムを導入することで、事業活動のさらなる高度化を実現できるでしょう。
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