基幹システムはクラウド化するべき？導入のメリットや手順を解説

経営層のメリット

はじめに、経営層のメリットとしては、以下の2つが挙げられます。

• 情報を一元管理できる
• 経営状況を可視化できる

経理・人事・事業部門のメリット

続いて、経理・人事・事業部門のメリットとして、以下の2点を解説します。

• 運用負担や管理コストを抑えられる
• 手作業によるミスを減少できる

情報システム部門のメリット

情報システム部門のメリットとしては、以下の2つが考えられます。

• 社外からもリモートアクセスできる
• インフラ管理に割くリソースを抑えられる

オフラインでは利用できない

クラウド型基幹システムは、オンライン上で利用するシステムであり、オフライン環境では利用できません。そのため、インターネットに接続できないなどのトラブルが発生した場合、クラウド型基幹システムを使った業務が滞る可能性があります。

たとえば、製品の在庫データをタイムリーに更新できないことで、原材料の発注数や発注タイミングに影響を及ぼすケースも考えられます。

したがって、リアルタイムでの情報更新など重要な業務を行う際は、より確実にクラウド型基幹システムにアクセスできるオフィス環境などで実施することが望ましいでしょう。

ランニングコストがかかる

クラウド型基幹システムでは、ランニングコストが多く発生する傾向があります。オンプレミス型の基幹システムよりも導入時のコストが安くなる分、クラウドの場合はライセンス利用料などが継続的にかかるためです。

クラウド型基幹システムを長期間利用する場合、導入時に想定していた費用よりも高額になる可能性も考えられます。

そのため、クラウド型基幹システムを導入する際は、あらかじめ導入コストだけでなくランニングコストも計算し、予算を準備しておくことが大切です。

オンプレミス型に比べてカスタマイズ性が低い

クラウド型基幹システムは、オンプレミス型に比べて柔軟なカスタマイズがしにくいこともデメリットです。自社の業務プロセスや商習慣が独特である場合、クラウド型基幹システムを導入しても自社の業務に適合しないおそれがあるため注意しましょう。

クラウド型基幹システムを導入する際は、自社の業務プロセスや商習慣とシステムとの適合性を十分に判断したうえで、導入可否を検討することが重要です。

1. クラウド型基幹システムの導入目的を明確にする

まずはクラウド型基幹システムの導入目的を明確にすることが大切です。導入目的があいまいな場合、システムを導入しても十分に活用できず、無駄な投資となってしまうおそれがあります。そのため、クラウド型基幹システムによって自社のどのような課題を解決したいのかをしっかりと明確化しましょう。

2. 導入プロジェクトの推進者と担当者を選出する

次に、導入プロジェクトの推進者と担当者を選出します。クラウド型基幹システムを導入する際は、円滑に導入推進を実施できる体制構築が重要です。情報システム部門の担当者だけでなく、経営層や事業部門の責任者からも協力を得ながら体制を構築していきましょう。

3. 導入に必要な業務の棚卸をする

体制構築ができたら、現状の業務の棚卸を行います。業務の棚卸では、該当する業務全体を抜け漏れなく洗い出すことが大切です。非効率な業務プロセスについてもしっかりと可視化するようにしましょう。

4. 上記に基づいて新しい業務フローを構築する

業務の棚卸後は、新しい業務フローを構築します。新しい業務フローを構築する際は、既存の業務フローに捉われずに、ゼロベースで効率的な業務フローの姿を検討することがポイントです。また、新しい業務フローとシステムの適用分析を行い、業務フローとシステムが十分に適合するようにすり合わせを行っていきましょう。

5. システムの運用を開始する

最後に、システムの運用を開始します。システム運用を開始する際は、業務影響を最小限に留めるために、まずは部分的に試行導入することが有効です。業務現場の様子も見ながら、徐々に本格導入を展開していくとよいでしょう。また、利用者が新しいシステムに早く習熟できるよう、運用マニュアルの整備や導入教育を実施していくことも重要です。