基幹システムとは？導入のメリットや流れをわかりやすく解説
基幹システムとは、企業の事業活動の中核となる基幹業務を支えるシステムです。企業担当者のなかには、「基幹システムについてはなんとなく理解しているつもりだが、詳しい内容まではわからない」という方もいるのではないでしょうか。
本記事では、基幹システムの概要や種類、導入メリット、導入までの流れなどを解説します。
基幹システムとは
基幹システムとは、企業において欠かせない基幹業務を管理するシステムを指します。「基幹」という言葉からもわかるとおり、事業活動の中核を担う重要なシステムであることがわかるでしょう。企業が事業活動を継続するうえで止められないシステムであることから、「ミッションクリティカルシステム」と呼ばれることもあります。
基幹システムは、製品の生産や販売、原材料の仕入、企業の財務会計といった重要な業務をサポートしています。
基幹システムと情報系システムの違い
システムにはさまざまな種類があり、システムの一種として情報系システムがあります。情報系システムとは、簡単に言えばコミュニケーションを図るためのツールです。たとえば、グループウエアやポータル・メール・SNSなどが挙げられます。情報系システムを活用することで、効率的に社内外のコミュニケーションや情報共有、スケジュール管理などが行えます。
基幹システムと情報系システムの大きな違いは、システム停止時の業務影響です。情報系システムは、停止すると不便にはなるものの、業務そのものが止まることはありません。たとえば、社内SNSがシステムトラブルで停止したとしても、他の手段であるメールなどを使ってコミュニケーションを取ることが可能です。
一方、基幹システムが停止した際の業務影響は甚大です。たとえば、販売管理システムがシステムトラブルによって停止した場合、顧客からの注文状況や決済状況などがわからなくなり、事業活動に直接的な影響をもたらします。また、基幹システムでは販売データや製品データなどの重要な情報を保管しているため、万が一データが消失した際の業務影響も大きくなるでしょう。
基幹システムとERPの違い
ERPとは、「Enterprise Resource Planning」の略であり、日本語では「企業資源計画」と呼ばれます。経営上のリソースとなるヒトやモノ、カネ、情報などを全体最適の視点で有効活用し、企業競争力強化を目指す考え方やシステムを指します。
基幹システムとERPの大きな違いは、システムとしてのスコープや目的の違いであるといえるでしょう。基幹システムは、販売や生産など、それぞれの業務ごとに業務効率化を実現するためのシステムです。基幹システムの一例として販売管理システムや生産管理システムなどがありますが、基本的には部門最適を目的として構築されている場合が多いです。
一方のERPは、企業全体最適の視点で社内データの一元管理や経営判断の合理化を実現することを目的としています。そのため、ERPのスコープは幅広く、販売や生産、会計などの各業務を一つのシステムで横断的に管理することが特徴です。
基幹システムと業務システムの違い
業務システムとは、「業務をスムーズに進めるためのシステム」全般を指します。「業務」に関するシステムのため定義は幅広く、基幹システムも業務システムの一部であると捉えることができるでしょう。
業務システムの中には、基幹システム以外に周辺システムがあり、社内のファイル管理システムなどが周辺システムの一例として挙げられます。
その場合、基幹システムと周辺システムの大きな違いは、システムトラブル時の業務影響です。基幹システムは、前述したようにシステムトラブル時の業務影響が大きくなります。一方でファイル管理システムなどの周辺システムは、システムトラブル時の影響は限定的であり、事業活動そのものが止まるリスクは低いと言えるでしょう。
基幹システムの種類
ここでは、基幹システムの主な種類を下表にて紹介します。
| 種類 | 概要 |
|---|---|
| 販売管理システム | 顧客や製品の販売情報を管理するシステム。見積・受注・売上・入金及び在庫に関する日時や数量及び金額などの管理を実装。納品書や請求書などの伝票類の発行や各種予定や実績管理の帳票出力も可能。 |
| 購買管理システム | 原材料や製品の仕入や調達などの購買情報を管理するシステム。発注・仕入から買掛金の管理を実装。最適な調達のコントロールをする仕組み。 |
| 生産管理システム | 製品の生産業務を管理するシステム。適材な生産に向けた資材所要量計画や生産ラインの工程計画立案及び実績管理を実装。原価管理も可能。 |
| 財務会計システム | 企業の財務会計を管理するためのシステム。会計情報の管理や関連する財務諸表の出力、決算処理や各種申告書の出力を実装。キャッシュフローの管理も可能。 |
| 経費精算システム | 交通費や備品代などの経費精算を管理するためのシステム。従業員の通勤費・出張旅費や交際費・オフィス用具費用などの経費の申請・承認・精算が可能。 |
| 給与計算システム | 従業員の給与や賞与を管理するためのシステム。給与計算の元となる従業員の勤務時間や出勤状況、休暇日数などから給与を自動計算する仕組み。 |
| 勤怠管理システム | 従業員の勤務時間や出勤日数、休暇日数などを管理するためのシステム。タイムカードや社員証での打刻やパソコンへの登録などにより日々の勤怠情報を管理する機能を実装。 |
上記からわかるように、基幹システムの種類として挙げられるシステムは、いずれも企業が事業活動を継続するために不可欠な要素を管理しています。言い換えれば、基幹システムは経営における重要なリソースである「ヒト」「モノ」「カネ」を管理しているシステムであるといえるでしょう。
基幹システムの導入方法
基幹システムの導入方法としては、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの方法があります。それぞれのメリット・デメリットについて、下表にてまとめます。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| クラウド型 |
|
|
| オンプレミス型 |
|
|
上記より、クラウド型とオンプレミス型はそれぞれ異なるメリット・デメリットがあることがわかります。基幹システムの導入する際は、自社の要件や予算、スケジュールなどを踏まえて適切な導入方法を選択しましょう。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上のクラウドサービスとして基幹システムを導入する方法です。自社設備としてサーバなどを保有しないため、低コストかつスピーディな導入ができる点、保守・運用の手間が少ない点がメリットです。
一方で、ベンダー製品の仕様に依存しやすく、柔軟なカスタマイズは難しいといえます。そのため既存システムとの連携がしづらい場合もあり、運用の手間が省ける反面、業務を行う上で不便を感じる場面が出てくるかもしれません。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社設備としてサーバなどのインフラを準備し、基幹システムを導入する方法です。オンプレミス型はカスタマイズ性が高いため、システムを新たに追加したり統合したりすることができ、他システムとの連携も容易です。
反面、導入費用や開発費用が高くなる点や導入期間が長くなる点、自社運用の手間がかかる点がデメリットであるといえます。
基幹システムを導入するメリット
基幹システムを導入するメリットとしては、主に以下の3点が挙げられます。
- 業務の効率化
- 業務の標準化
- 経営情報の可視化
業務の効率化
基幹システムを導入することで、業務をより円滑に進めることができるようになり、業務効率化を実現できます。たとえば、給与計算を行う場合、従来の人手による作業では給与計算に時間がかかっていました。従業員が増えるにつれて給与計算の作業負荷は高まり、計算ミスも起きやすくなってしまいます。
しかし、基幹システムを導入することで従業員の勤務時間や勤務日数などをシステム上で管理し、自動で給与計算を行うことが可能です。計算ミスなどの人的ミスもなくなるため、作業スピード・作業品質ともに向上し、より効率的な業務遂行ができるようになります。
業務の標準化
基幹システムの導入は、業務の標準化をもたらすこともメリットです。多くの場合、基幹システムは業界標準となる業務プロセスなどを反映してパッケージ化されています。そのため、基幹システムを導入することで、自社の業務プロセスを業界内のリーディングカンパニーなどに合わせることができるようになります。
また、自社の各部署でバラバラな業務運用を行っていた場合でも、基幹システムを導入することで属人的な業務を削減し、社内の業務標準化を実現できるでしょう。
経営情報の可視化
基幹業務システムの導入により、経営情報の可視化にもつながります。たとえば、販売管理システムを活用することで、期間ごとの売上高や注文数などを可視化できます。また、生産管理システムを活用することで、生産予定数や在庫数などを可視化することが可能です。
これらの経営情報を可視化することにより、自社の事業活動の状況を一目で判断できるようになり、迅速な意思決定につながるでしょう。
基幹システムを導入するデメリット
基幹システムの導入にはメリットがある反面、デメリットも存在します。
主なデメリットは以下のとおりです。
- システム導入にあたってコストがかかる
- 業務プロセスとの整合性を取る必要がある
- 十分な現場教育が求められる
まず、基幹システムを導入する場合は、システム導入コストがかかります。システム投資予算を十分に確保していない企業にとっては、コスト負担が大きくなる場合もあるでしょう。基幹システムの導入を検討する場合は、あらかじめシステム投資用に予算を準備しておくことが重要です。あわせて投資による期待効果も想定しておくべきでしょう。
また、自社の業務プロセスと基幹システムとの間で整合性を取ることも必要です。どんなに優れた機能を持つ基幹システムでも、自社の業務プロセスに合わなければ効果を発揮することはできません。基幹システムを導入する際は、しっかりと自社の業務プロセスとシステム機能との適用確認を行うようにしましょう。
他には、基幹システムを導入する場合、業務現場の仕事の進め方が大きく変化することになります。特に導入直後は混乱が生じるおそれもあるため、丁寧に基幹システムの現場教育を行うことが大切です。
基幹システム導入までの流れ
基幹システム導入までのおおまかな流れは以下のとおりです。
- 導入するスコープや目的を明確にする
- 導入するシステムを選定する
- システム要件定義を行う
- 開発・テストを実施する
- 導入準備を行う
まず、基幹システムを導入するスコープや目的を明確にすることが重要です。そのうえで、対象業務や予算、スケジュールなどを具体化していきましょう。次に、自社の導入目的に適したシステムを選定します。複数のベンダー候補と打合せを行い、システムの特徴や業務の適用度、コストなどを比較するとよいでしょう。
システム選定後は、要件定義フェーズに入ります。自社の業務プロセスを洗い出し、システム機能との適用確認を実施します。要件定義が終わったら、開発・テストを実施します。テストは、単体テスト、結合テスト、総合テストのように段階的に実施していくことが一般的です。テストの完了後は、導入準備として必要なデータの移行・登録やマニュアル整備を行います。
基幹システムの選び方
基幹システムを選ぶ際は、以下の3つのポイントを意識することが大切です。
導入形態
基幹システムの導入方法は、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。たとえば、低コストかつスピーディに導入したい企業は、クラウド型を選定するのが有効です。一方、時間やコストをかけてでも自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズしたい場合や自社内でのシステム運用体制を十分に確立できる場合は、オンプレミス型を選定するとよいでしょう。
対象業務に適しているか
基幹システムには、販売管理システムや生産管理システム、財務会計システムなど、さまざまな種類があります。自社のどの業務を効率化したいかによって、選定するシステムが異なりますので、まずは対象業務を明確にすることが大切です。
セキュリティ堅牢性は高いか
基幹システムは、製品データや従業員データなど社内の機密情報を保持するため、しっかりとセキュリティを担保することが重要です。特にクラウド型の場合は、ベンダーのセキュリティ環境やセキュリティ対策が万全であるかを確認するようにしましょう。
まとめ
基幹システムは、企業のコアとなる業務を支えるシステムです。販売管理システムや購買管理システム、生産管理システムなどが挙げられます。基幹システムを導入することで、業務の効率化や標準化、経営情報の可視化を実現できます。一方で、自社業務との整合や導入費用の準備、丁寧な現場教育などが必要となる点には注意してください。
基幹システムを導入する際は、スコープや導入目的を明確化したうえで、自社の用途に合ったシステムを選定することが大切です。導入前にはマニュアルを整備し、現場教育を行えるようにしましょう。また、基幹システムでは社内の機密情報を保管するため、セキュリティ面も重要です。自社の業務特性や予算、スケジュール、体制などを踏まえて適切な基幹システムを導入し、業務効率化を実現していきましょう。
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