ERP導入のメリット・デメリット｜導入の流れをわかりやすく解説

データの一元化

ERPのメリットとしてまず挙げられるのは、異なるシステムごとのデータを一元管理できる点です。

会計や販売管理、人事考課や勤怠管理などのシステムは、使用する部門それぞれが構築し、部署ごとのルールに則って運用することが一般的です。そのため、それぞれのシステムに蓄積されたデータは紐づけされていないケースが多く、データを活用する際に人による入力作業が発生します。手作業はミスが発生するリスクも高く、修正や再入力の手間が発生する可能性もあります。また、システム間のデータが合わないことも多く、照らし合わせる際に膨大な人件費がかかってしまうこともあるのです。

しかしERPを導入することで、企業全体で同じデータベースで情報を管理できるため、部署間でのデータのずれや二重入力を防げます。

業務効率化

ERPの導入により部署間の情報共有が最適化されるため、業務の効率化を図れます。

例えば顧客から大量注文が入った際、原料調達から製造における各部門それぞれへ連絡し、生産スケジュールを確認して調整しなければなりません。ERPによって情報が共有されていれば、各部署の担当者がERPを確認するだけで全体の状況を大まかに把握できます。情報共有の手間を削減することで、納期の短縮が可能です。

経営情報の可視化

ERPに蓄積された各現場のデータを集約することで、迅速な経営判断に役立てられます。

ERPには経営判断に必要なあらゆるデータが集約されており、経営分析機能が搭載されていることが一般的です。現状の分析を行い、月次から半期、通年の売上予測を瞬時に立てられ、人的リソースをリアルタイムで確認できます。

売上だけでなく、在庫管理や物流状況、販売状況など、経営層が見落としやすい情報をタイムリーに可視化できるため、素早い経営判断が可能です。

会計管理の強化

ERPを活用することで、会計管理を強化できます。

会計に必要なデータは、各部署が同じデータベースへ入力するため、都度データを収集する手間が不要です。常に最新の情報を即座に確認できるので、入力ミスやデータの不一致による確認作業、入力する作業自体が必要なくなり、大幅に作業工数を短縮できます。

ガバナンスの強化

ERPで情報を一元管理することにより、ガバナンスの強化が可能です。

さまざまな企業の重要データが部署ごとにバラバラで管理されていると、情報漏えいや情報の不正利用のリスクが高まります。データを1箇所にまとめることで、情報の管理がしやすくなり、セキュリティの強化に繋がるのです。

データ管理の徹底が必要

ERPのメリットをフルに享受するためには、データ管理を徹底することが重要です。

部署ごとにデータを管理している場合、入力するルールは部署によって異なるケースが多いでしょう。その場合、まずデータ入力のルールを統一する必要があります。ERPを最大限に活用するためには、間違いなく正確なデータを蓄積しなければなりません。したがってERP導入前に、データを管理するための社内ルールの策定を行う必要があるでしょう。

コストがかかる

大きなデメリットとしては、コストがかかることです。

新しいシステムとしてオンプレミス（社内に物理的なサーバを構築し運用する方法）を採用する場合では、導入時のハードウェアやソフトウェアライセンス、設計導入・開発費、保守・運用コストが多大にかかります。クラウド（SaaS等）のサービス製品であれば、オンプレミスと比較してハードウェアにかかる初期費用を抑えることが可能ですが、ランニングコスト（月額費用）は高額になることが多いです。

また、新しいシステムを導入する際は、刷新したルールを社内へ浸透させる期間を要するため、人件費も多くかかります。新システムの導入は失敗が許されないため、自社の業務特性に合ったシステムはどのようなものなのか、時間をかけて十分な検討が必要です。

社員への周知・教育が必要

それまで使い慣れてきたシステムを新しくする際は、社員からの反発が起こるケースもあります。

日々、忙しい業務をこなしながら、それまで当たり前であった業務のやり方を変更することに、ストレスを感じる社員も少なくありません。新しいやり方を覚えることに、マイナスイメージを持つ社員も中にはいるでしょう。

スムーズなシステムリプレイスを成功させるためには、事前にしっかりと社員への導入目的を説明し、なぜそのシステムが必要で、どんなメリットがあるかを理解するまでしっかり説明することが重要です。

1.目的と適用範囲の決定

ERPをなぜ導入するか、社内で目的を明確にします。目的を明確にするためには、まず現状における社内の課題を洗い出すようにしましょう。

例えば、課題を洗い出すことで以下のような目的が導き出されます。

• 各部署がそれぞれデータを管理しているため、一つのシステムへ統合したい
• 大きな案件を受注した際に、複数の部署と短時間で情報共有したい
• 経営層が現場の最新情報を常に把握できる仕組みを取り入れ、経営戦略に役立てたい
• データ管理上、情報漏えいをしない強固なシステムを確立したい

ERP導入によるゴールを細かく設定することで、製品の選定ミスを防ぎ、自社に合ったシステムの導入につながります。

2.製品とベンダーの選定

課題や目的が明確となったら、次にERP製品およびベンダーを選定します。さまざまなサイトでERP製品比較検討し、自社の目的を達成できそうなERP製品をリサーチしましょう。特に、同業他社は同じような課題感を持っている場合が多いため、製品の導入事例を調査すると参考になるでしょう。

確認すべきポイントは以下のような点です。

• 機能の拡張性・カスタマイズ性は優れているか
• 不要な機能ばかりパッケージ化※されていないか
• アクセス制限などのセキュリティを強化する機能があるか
• 導入前のベンダートレーニングがあるか
• 導入後のベンダーサポートが充実しているか

※パッケージ化とは、多くの企業にマッチするようさまざまな機能が標準で備わっていること

ある程度製品が絞れたところで、ベンダーに対してRFP（提案依頼書）を提出します。RFPは、自社が実現したいことを細かく記載します。

RFPの内容が曖昧だと、ベンダーの提案も曖昧となってしまい、次のステップである要件定義の段階で見積もり金額が大幅にアップしてしまうこともあります。したがって、予算の規模や導入スケジュール、システム化の範囲などをしっかり記載しましょう。

3.要件定義・設計・開発

要件定義では、業務においてシステム化が必要な詳細な部分を把握することが目的です。

ERP製品は、パッケージ化された標準機能だけで全ての目的を達成できる企業は少ないため、足りない機能は追加で開発を行う必要があります。

また、手作業で実施できる業務はシステム化しないという判断も要件定義で行います。導入後に、機能追加が発生すると、予算内での導入が難しくなるというケースも多くあります。

ERP導入を成功させられるかは、要件定義でしっかりとシステム化すべき点をはっきりさせる必要があるため、時間をかけ慎重に進めることが重要です。

4.ユーザートレーニング

ERPをスムーズに導入するために、最も必要と言っても良いのがユーザートレーニングです。

システムを導入して、会社の生産性が落ちてしまっては元も子もありません。ERP導入後、社員が問題なく使用できるようにするためには、ユーザーが安心して業務で使用できるようわかりやすいトレーニングを実施することが重要です。

製品の選定時にもありましたが、ベンダーによるトレーニングのサポートが含まれている場合は、ベンダーを中心としてトレーニングを行います。ユーザーからの思いもよらない質問にも、ベンダーであればその場で回答できるため効果的です。

ERPは、企業の重要データへアクセス可能な範囲が広がるとも言えるため、情報漏えいのリスクなどのセキュリティに関するトレーニングを行います。