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経営力を強化する[会計・経理部門向け]
社会情勢とともに変化する税制への備え(第5回)

電子帳簿保存法の規制緩和で領収書等のスキャナ保存が可能に!

電子帳簿保存法の規制緩和で領収書等のスキャナ保存が可能に!

平成27年度税制改正において領収書等のスキャナ保存制度が改正され、対象範囲が拡大するとともに要件が大幅に緩和されました。また、平成28年税制改正において、さらに要件が緩和され、デジカメ・スマホ等での撮影についても認められることになりました。これにより、中堅・中小企業での電子化対応が現実的となり、いよいよ普及が進むことが期待されます。

1.e-文書法

文書や帳票の電子保存については、平成10年頃から電子帳簿保存法など、電子化を容認する法律が相次いで制定されました。これらの対象は、当初からコンピューターにより作成された文書のみを対象としており、イメージスキャナなどで電子化した電子化文書の保存は認められていませんでした。

その後、平成17年に最初からコンピューターで作成した文書だけではなく、紙の書類をデータ化した電子化文書での保存も容認するとして、e-文書法が制定されました。このe-文書法は、民間事業者が電磁的記録による保存等をすることができるようにするための共通事項を定めたものであり、約250の法律で規定されている紙での保存が必要な文書に対し、一括で電子化を認める法律です。このe-文書法により、新たに処方箋などの医療関係書類、稟議書などの会社関係書類などの文書の電子保存が認められることとなりました。

2.電子帳簿保存法

平成17年の改正では、税務関係書類については、税務署長の事前の承認を要件とし、e-文書整備法において電子帳簿保存法を改正して措置されました。なお、電子帳簿保存法とは、国税に関する法律を対象とした具体的な個別ルールを定める法律を指します。

領収書や契約書については、契約金額の記載のない契約書や3万円以上の記載金額の契約書・領収書についてはスキャナ保存の対象外とされ、それ以外の国税関係書類についてはスキャナ保存の対象とされました。ただし、スキャナ保存をするにあたっては、厳格な入力方法とデータの改ざん防止措置などの要件を規定しました。これは、公平な課税を行うためには、電子書類が紙と同等の真正性を担保する必要性があり、法律の要件を厳格にしたことによるものです。

このため、平成17年改正時点においては、文書の真正性を担保するための入力時期やデータに対する措置の厳格化などにより、実務において対応することが困難であり、スキャナ保存制度を採用した企業はほとんどないのが実情でした。

その後、民間企業等から要件緩和の要望がなされ、「規制改革実施計画(平成26年6月24日閣議決定)」において、スキャナ保存の要件緩和に係る指摘がなされていました。このような状況を踏まえ、平成27年税制改正において、スキャナ保存の対象となる国税関係書類の範囲の拡充、スキャナ保存の要件緩和、適時入力方式に係る要件緩和が行われることとなりました。

さらに、平成28年度の税制改正においては、読み取りを行う装置に係る要件の緩和、受領者が読み取りを行う場合の手続きの整備、相互けん制要件に係る小規模企業者の特例について改正が行われることとなりました。

電子帳簿法改正のポイント

改正前(平成27年まで) 改正後(平成28年以降)
金額基準 3万円未満の金額基準有 金額基準なし
電子署名 必要 不要
タイムスタンプ 必要 必要
保存形式 大きさや色の情報を保持した保存が必要 重要書類以外は大きさ情報、色情報が不要

3.文書電子化のメリット

(1)事務処理負担の軽減

例えば、紙による経費精算を行う場合、従来の方法では領収書を精算書に貼付して提出し、そこから関係部門で押印による承認が行われながら回送されます。この場合、物理的な書類の移動が必要であるため、処理を行う時間が多く必要であり、紛失等のリスクも伴います。

また、処理後には、適切にファイリングを行い倉庫に保管する必要があります。後日探すことが必要となった場合には、書類の検索には大変手間がかかります。

文書電子化を行った場合には、申請者が領収書をスキャンし、ワークフローのシステム上で申請を行い、承認者はシステム内で書類を確認することになるため、処理時間を大幅に短縮することができます。書類はワークフローに紐付いて記録されるため検索性が高く、書類を探す時間を大幅に軽減できます。

(2)コスト削減

現在、法人税法において規定されている帳簿書類の保存期間は7年〜10年とかなり長い期間となっています。そのため、従来の方法では、保管のための倉庫や文書の配送費、廃棄費や、それを行う人件費が必要でした。文書を電子化した場合は、これらのコストの削減が可能となります。

(3)その他

文書を電子化した場合には、システム内のアクセス制限やパスワードにより、閲覧できる人を制限することができるため、情報漏えいのリスク軽減につながります。

また、バックアップデータを遠隔地に持つことが容易になり、災害時における情報消失のリスクを軽減することが可能となります。

ワンポイントアドバイス

平成28年以降、文書電子化に関して煩雑だった国税関係書類についても要件が大幅に緩和されることとなったため、電子化への切り替えを考えている企業が増えているようです。

一方で、要件が緩和されても、不正防止のために事前申請・処理過程への規制は残ります。処理システムや機材などのイニシャルコスト、紙文書と電子文書との保管コスト比較、電子文書化で新たに発生する人件費、管理費等のランニングコストなどを検討することが必要になります。

次回のコラムでは、文書電子化のための要件について詳しく見ていきます。

社会情勢とともに変化する税制への備え

筆者紹介

CSアカウンティング株式会社

CSアカウンティング株式会社

国内最大級の会計・人事のアウトソーシング・コンサルティング会社であり、約200名の公認会計士・税理士・社会保険労務士などのプロフェッショナル・スタッフによって、上場企業や中堅企業を中心に会計・税務、人事・労務に関するアウトソーシング・コンサルティングサービスを提供している。

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