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経営力を強化する[会計・経理部門向け]
社会情勢とともに変化する税制への備え(第6回)

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存要件のポイント

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存要件のポイント

平成28年度税制改正により国税関係書類の電子化の規制が大幅に緩和されたことにより民間事業者等の文書電子化は広がることとなると思われます。そこで、今回は実施にあたり理解が必要となるスキャナ保存要件を取り上げます。

1.スキャナ保存の5要件

平成28年の税制改正により、電子帳簿保存法の入力や保存に係る要件は緩和されましたが、入力手順や監査といった真正性を図るための会社の体制については規制が強化されています。スキャナ保存制度における要件としては、次の5つが挙げられます。

訂正・削除履歴
の確保
書類作成後又は受領後の速やか(1週間以内)なスキャニングを行うこと
データへタイムスタンプの付与
入力者又は監督者の情報確認
スキャナ装置の解像度等を維持
データの訂正・削除について事実内容の確認できるシステムの確保
見読可能性の確保 プリンターなどの操作説明書の備付
整然とした形式かつ明瞭な文字の認識、速やかなデータの出力の確保
関係書類の備付 社内規定などの整備
電子計算機の処理システムの概要、システム開発に係る関係書類や事務処理などの手続書類の備付
相互関連性の確保 国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と関連する国税関係帳簿との間において、相互にその関連性が確認できる状態の確保
検索機能の確保 日付・金額による主要な記載項目、範囲指定、2つ以上の記録項目による検索機能の確保

このうち、導入にあたって特に注意すべきポイントを中心に解説します。

(1)訂正・削除履歴の確保

承認済国税関係書類の電磁的記録の保存を行うためには、書類をスキャンし、そのスキャンデータを保存する作業を行わなくてはなりません。具体的には、「書類のスキャニング」「原本とスキャンデータの確認」「タイムスタンプの付与」「訂正や削除があった場合の当該データの保存」の手順があります。この入力の作業の状況に応じ入力期限に関する規定がそれぞれ定められており、決められた期限までに入力することが要求されています。タイムスタンプの付与により、その電子データがその時点から存在すること、そのデータがその時点から現在まで改ざんされていないことを証明することとなります。

(2)関連書類の備え付けと適正事務処理要件

電子帳簿保存法では申請者に対し、法令要件を満たしているシステムを法令に基づいた社内規定に基づいて運用し、法令通りにデータ保存を行うことを要求しています。

平成27年の税制改正では、3万円未満の金額基準によるスキャナ保存の規定が廃止されたことに伴い、契約書、領収書等の重要な書類については、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組みを講じることとされました。そのため、導入を検討している会社では、社内でスキャナ保存に関する規定等を作成し、次の図のような適正事務処理要件が満たされる体制を整備することが必要となります。

また、平成28年度税制改正では、小規模企業者については、定期検査を税務代理人が行うことで相互牽制要件を満たさなくてもよいことになりました。これにより、小規模企業者は、1人の者で事業を行っている場合でも外部委託をすれば容易に同要件を満たすことができるようになりました。

小規模企業者とは
中小企業基本法に定める小規模企業者をいいます。すなわち、概ね常時使用する従業員の数が20人(商業又はサービス業に属する事業を主たる事業として営む者については、5人)以下の事業者をいいます。

ワンポイントアドバイス

平成27年度税制改正及び平成28年度税制改正により文書電子化のハードルがかなり低くなり、これにより多くの企業に文書の電子化が広がるものと思われます。

しかしながら、一方でタイムスタンプ付与の期限、適正事務処理要件など規制が厳しくなっている項目も見られ、導入に当たっては十分な事前準備が必要となります。

社会情勢とともに変化する税制への備え

筆者紹介

CSアカウンティング株式会社

CSアカウンティング株式会社

国内最大級の会計・人事のアウトソーシング・コンサルティング会社であり、約200名の公認会計士・税理士・社会保険労務士などのプロフェッショナル・スタッフによって、上場企業や中堅企業を中心に会計・税務、人事・労務に関するアウトソーシング・コンサルティングサービスを提供している。

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