電子帳簿保存法の規制緩和で領収書等のスキャナ保存が可能に！（第6回）

平成28年度税制改正により国税関係書類の電子化の規制が大幅に緩和されたことにより民間事業者等の文書電子化は広がることとなると思われます。そこで、今回は実施にあたり理解が必要となるスキャナ保存要件を取り上げます。

平成28年の税制改正により、電子帳簿保存法の入力や保存に係る要件は緩和されましたが、入力手順や監査といった真正性を図るための会社の体制については規制が強化されています。スキャナ保存制度における要件としては、次の5つが挙げられます。

訂正・削除履歴の確保	書類作成後又は受領後の速やか（1週間以内）なスキャニングを行うこと
	データへタイムスタンプの付与
	入力者又は監督者の情報確認
	スキャナ装置の解像度等を維持
	データの訂正・削除について事実内容の確認できるシステムの確保
見読可能性の確保	プリンターなどの操作説明書の備付
見読可能性の確保	整然とした形式かつ明瞭な文字の認識、速やかなデータの出力の確保
関係書類の備付	社内規定などの整備
関係書類の備付	電子計算機の処理システムの概要、システム開発に係る関係書類や事務処理などの手続書類の備付
相互関連性の確保	国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と関連する国税関係帳簿との間において、相互にその関連性が確認できる状態の確保
検索機能の確保	日付・金額による主要な記載項目、範囲指定、2つ以上の記録項目による検索機能の確保

このうち、導入にあたって特に注意すべきポイントを中心に解説します。

（1）訂正・削除履歴の確保

承認済国税関係書類の電磁的記録の保存を行うためには、書類をスキャンし、そのスキャンデータを保存する作業を行わなくてはなりません。具体的には、「書類のスキャニング」「原本とスキャンデータの確認」「タイムスタンプの付与」「訂正や削除があった場合の当該データの保存」の手順があります。この入力の作業の状況に応じ入力期限に関する規定がそれぞれ定められており、決められた期限までに入力することが要求されています。タイムスタンプの付与により、その電子データがその時点から存在すること、そのデータがその時点から現在まで改ざんされていないことを証明することとなります。

（2）関連書類の備え付けと適正事務処理要件

電子帳簿保存法では申請者に対し、法令要件を満たしているシステムを法令に基づいた社内規定に基づいて運用し、法令通りにデータ保存を行うことを要求しています。

平成27年の税制改正では、3万円未満の金額基準によるスキャナ保存の規定が廃止されたことに伴い、契約書、領収書等の重要な書類については、規則第3条第5項第4号（適正事務処理要件）を設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組みを講じることとされました。そのため、導入を検討している会社では、社内でスキャナ保存に関する規定等を作成し、次の図のような適正事務処理要件が満たされる体制を整備することが必要となります。