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自治体ソリューション「内部情報ソリューション」

文書管理システム

概要

職員の方の声から生まれる様々な課題を解決するために、最新のICTを積極的に取り入れた、使いやすく安全な行政文書管理システムです。
このシステムによって、職員の方の想像がさらに膨らみ、新たなニーズが生まれ、内部業務の効率化など、行政運営における業務改革が可能になります。

特長

他システムとの連携により、公文書を一元的に管理し、認証やアクセスログ管理・改ざん検知・電子署名等・電子文書の原本性を向上できます。
また前任者の定型業務や遡及業務をテンプレートで管理する支援機能に合わせ、処理の遅れている決裁文書の督促等、業務の迅速化を実現できます。

機能概要

文書管理業務の進め方を職員の新発想から変革

「使い慣れたフォーマットで起案したい」という声から表計算ソフトに登録した情報を文書管理システムに登録・反映する機能を実装しました。
今までの“文書管理システム上で操作する”常識を一新、オフライン・オンライン双方の状態から業務を進められます。

この機能から「簡単に保存できる機能」と新たなニーズが生まれ、件名・文書番号・保存先を設定するだけで登録できる仕組みが生まれました。

文書担当者の業務 「文書処理の督促」 を機能化

「文書管理業務でシステムで自動化できる業務はないか」という視点で文書担当者の業務「文書処理の督促」を電子メールで通知する方法で実現しました。
起案・供覧の各進捗の通知に加え、起案から数日経過した文書をシステムが自動で督促対象として判別し、細やかに処理該当者へ通知します。

日にちが経過する等、判断する内容がシンプルであれば機能で実現できますが実際のコミュニケーションも重要です。そこで対面で活用できる資料、「決裁状況」の統計を出力することも可能です。

文書管理システムに保存されている情報を統計情報として出力

文書管理システムの利用状況は、文書管理業務を数値化することを意味します。
文書のライフサイクルにおいて電子化率、決裁状況にかかる日時の計測、どのような業務がいつ行われているかを操作状況から確認できます。

紙では困難であった全庁の文書管理業務の状況を、システムに蓄積される情報から把握することで文書管理業務の課題抽出と今後のあり方の検討材料とすることができます。

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