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特集 情シス事情を知る

イベント準備・運営の手間のかかる業務を担い中核業務への集中を促す「オンラインイベント支援サービス」

2022年8月

パンデミック以降、働き方が激変し、顧客接点や営業スタイルも大きく様変わりした。イベントにおいてもオンラインイベントが急増するなど、市場と顧客の動向にあわせてその手法も変わってきている。だが、オンラインイベントはただ単にイベントをオンラインにするだけでない。準備や運営などのプロセスには面倒な業務がつきまとう。

そんな中、当社はこうした定型業務をまとめたサービス「オンラインイベント支援サービス」を提供。このサービスを活用すると、担当部門の負荷は大幅に軽減され、本来業務である企画の充実などに注力することができるだけでなく、短期間でのイベントサイト構築が可能で、リアルイベントに近い感覚を実現する様々な機能を備えている。また、イベントで収集した詳細なデータの活用というメリットもある。

双方向コミュニケーション機能を備えたオンラインイベント支援サービス

パンデミックによってビジネス活動の多くの側面が様変わりした。そこには、イベントのあり方も含まれる。大きな会場で行われるリアルのイベントは制限され、オンラインイベントが主流になった。最近は、感染状況がやや落ち着きを見せ始め、再びリアルのイベントが復活しつつあるようだ。

とはいえ、感染症対策を考慮すると、会場が満員になるほどの集客は避けたい。そこで、リアルとオンラインの両方でイベントを運営するハイブリッド方式を採用する企業が多いようだ。また、一定数の企業は今後も、オンライン開催を主軸と考えているかもしれない。コスト面やデータ活用の容易さ、集客における拡張性などの観点で、オンラインイベントのメリットは少なくない。

ただ、何度かのオンラインイベントを経験して、課題を感じた企業もあるはずだ。例えば、ウェビナーだけを開催したが、期待した効果がなかった。あるいは、商談に至るプロセスづくりが難しい。オンラインイベント向けのシステムを構築したものの、使い勝手が悪くユーザーから不満が寄せられているケースもあるかもしれない。

こうしたオンラインイベントに関する様々な課題を解決するため、当社は「オンラインイベント支援サービス」を提供している。これにより、リアルなイベントに近い形でオンラインイベントを実施できる。講演・セミナーと展示ブース、個別商談スペースなどをWeb環境で実現。リアルイベントの持つ機能のほとんどを、オンライン上で実装することができる。

例えば、セミナーのライブ配信時には、チャット機能を利用して視聴者とのコミュニケーションが可能だ。出展社のページには、オンライン質問やチャットの機能を埋め込むことができ、さらに個別オンライン商談もできる。こうした双方向コミュニケーションが、オンラインイベント支援サービスには機能として備えられている。

リアルイベントの感覚に近いイベントサイト
短期で構築でき、データ分析でもメリット

本サービスは準備段階から集客、イベント当日、その後のフォローまでの各プロセスをサポートしている。これを活用することで、主催者はイベント企画、セミナーや製品紹介といった中核業務に集中することができる(図1)。
手間のかかるイベントサイト・申込サイトの作成、招待メール発送、申込受付、リマインドメール発送、イベント当日の参加受付、ライブ配信支援などはすべてサービスとして提供される。お礼メール発送や資料提供、イベント分析、レポート作成などイベント後に必要なサービスも揃っている。

主催者が本サービスを利用する際は、ヒアリングシートと招待者リストを用意するだけ。ヒアリングシートにはイベント概要や開催日時、制作済み動画などなどの情報が含まれる。当社はこれを受け取った上で、上記のような各種業務を担う。

以上のほかにも、本サービスには次のような3つの特徴がある。

1. オンラインイベントに必要なサイトを短期間で構築

第1に、オンラインイベントに必要なサイトを短期間で構築。ヒアリングシートと招待者リストを受け取ってから、最短1週間でイベントサイト・申込サイトなどをオープンし、登録の受付を開始することができる。

2. リアルイベントの感覚に近い形で開催

第2に、リアルイベントの感覚に近い形で開催することができる。そのための重要な要素が、前述した双方コミュニケーションだ。
展示内容を説明するコンテンツであれば、テレビ会議やチャットの機能で質問を受け付け、回答することができる。個別のオンライン商談では、希望者が時間とブースを予約した後、1対1のオンライン商談を実現する。講演についてはストリーミング配信とオンデマンド配信に対応。ストリーミング配信中にチャット機能を使って、視聴者とやり取りすることもできる。

3. イベント前の状況確認・イベント終了後のフォローや詳細な分析

第3に、イベント前の状況確認、イベント終了後のフォローや詳細な分析ができる。例えば、登録遷移や登録数、招待/登録状況、チェックイン数などを可視化。各セミナーの参加者実績、視聴者の滞在時間などもグラフで分かりやすく表示。出展社ごとの来場状況、ページ内のクリック状況なども把握することができる。アンケートや投票などの結果を表示する機能もある。

このような仕組みにより、主催者は参加者の関心分野、関心度などを把握し、こうしたデータを生かして、事後の商談へとスムーズにつなげることができるだろう。また、オンラインイベント支援サービスを、既存のCRMやデジタルマーケティングシステムと連携させることも可能。これについては、当社のSIサービスとして別途提供される。

申込サイトやイベントサイトを構築
セミナーでは複数トラックにも対応

図2に展示会サイトの構造を示した。基本的には申込サイトとイベントサイトがあり、前者はイベント概要やアジェンダ、申込画面に分かれ、後者はイベントトップの下にセミナー一覧、出展者一覧、出展社ページなどがぶらさがる形だ。そして、出展社ページの中にライブ配信やオンデマンド配信、オンライン商談などの機能が置かれる。

セミナーについては複数トラックにも対応可能。セミナー一覧のページには、単一または複数のトラックが表示される。
参加者は開催期間中、出展者一覧ページから各出展社ページに入り、様々なコンテンツを読んだり視聴したりする。資料のダウンロードや、オンラインで質問・回答をやり取りすることもできる。また、個別商談のアポイントメント機能も用意されており、予め設定した時間帯と時間枠(15分刻み、30分刻みなど)に応じて商談希望者を割り振る。そして、オンライン個別商談へと進むことになる。

本サービスには、トライアルとエントリー、スタンダードという3タイプのメニューがある。スタンダードでは、上記した機能がフルで提供される。また、登録者数に応じて、50名パック~5000名パックまで7段階を用意。ただ、ニーズに応じて、5000名を超える数万人規模のイベントにも対応することができる。

オンラインイベント支援サービスはイベント管理プラットフォーム「Cvent(シーベント)」上で提供される。Cventは世界100カ国以上で利用され、2万3000社以上の企業に導入されている実績豊富なクラウドプラットフォームだ。Cventの国内総販売代理店のSaaSpresto社とNEC、当社は2021年11月に協業を発表。これを受けて、オンラインイベント支援サービスが本格スタートしたという経緯がある。

高い信頼性と安定性に定評のあるCventに支えられた当社のオンラインイベント支援サービスは、イベントとビジネスをつなぐ基盤として注目されている。

オンラインでイベントやセミナーを開催するのにこんなお悩みはありませんか?

[図]オンラインイベント支援サービス

  • 準備の手間のわりに思うように成果が出ない
  • 視聴数を稼いでも商談までにつながらない
  • 視聴から商談までに時間がかかる
  • オンラインで開催するときにどこから手を付けていいのかわからない

オンラインイベント支援サービスがお手伝いします。まずはご相談ください。


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