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総務人事向け
明日から始める働き方改革 ~長時間労働を削減する6つの打ち手~(第3回)

管理職のマネジメントで職場風土を変えてみる

2017年11月

6つの打ち手

本コラムは、「生産性の向上(同じ成果をより短時間で出すこと)により、長時間労働を削減する」ことをねらいにしています。その長時間労働を削減する6つの打ち手として、第3回は、「3.管理職のマネジメントを変える」を取り上げます。

マネジメントの意識を変える

長時間労働の削減にあたり、職場の長である管理職の影響は大変大きなものです。ですから、会社としてマネジメントの仕方への働きかけも重要となります。

長時間労働のリスクを理解する

まずは、長時間労働が及ぼすリスクを理解してもらうことです。長時間労働のリスクには「採用リスク」、「離職リスク」、「健康障害リスク」などが挙げられます。

特に「健康障害リスク」の理解が重要です。データ等を示しながら、客観的に理解してもらうことも有効です。厚生労働省の「平成28年版過労死等防止対策白書」にあるデータなども良いでしょう。長時間労働と疲労・ストレスに関するデータなどが盛り込まれています。

また、労働時間に関する知識を再確認することも良いと思います。「労働基準法で定めている労働時間」、「36協定」、「社内の時間外労働規定」など、意外と知られていないようです。私が研修でこれらをたずねた際、半数以上の方が答えられませんでした。

マネジメントの視点を変える

従来の「労働時間献身型の勤務スタイル」は、残業削減といった意識が薄かったのではないかと思います。そのことにより、成果を上げるためにかかった時間にあまり着目しない、“成果のみをみるマネジメント”が成り立ちました。しかし、「同じ成果をより短時間で出し、労働時間を削減する」ことを考えると、マネジメントに時間という概念を入れることが必要となります。つまり、“成果のみをみるマネジメント”から、“時間あたりの成果をみるマネジメント”へ視点を変えることが必要です。

例えば、○△資料という成果物を作ってもらう際、成果物についてみるだけでなく、「かかった時間」についてもみていくのが時間あたりの成果をみるマネジメントです。

どのようにマネジメントを変えるか

労働時間をマネジメントする

部下の労働時間や有給休暇について、マネジメントします。毎月、月末などに状況を確認し、必要に応じて指導します。

残業時間については、月末だけではなく、月中に状況を確認することが良いでしょう。月末だけですと、結果の確認だけで終わってしまう可能性もあります。月中に確認することで、その段階で多くなりそうな部下に指導することができます。その月の残業時間が多くなることを防ぐことに繋がります。

残業時間の改善指導については、個別で直接話し合うことが望ましいです。一緒に、どうしたら残業時間を削減できるか考えます。

日常のマネジメントに時間の概念を入れる

日常のマネジメントに時間の概念を入れます。

(1)業務依頼

業務を依頼する際に、時間の概念を入れます。具体的には、依頼する内容と共に「いつまでに」をはっきりと伝え、どれくらいの時間でできるのか、行う時間はあるのかを確認します。できない状況の場合、他の業務との優先順位を確認する、他の人に依頼するなどが考えられます。

そもそも、「依頼する業務は本当に要るのか」を考え、無くすことができないか考えることも重要でしょう。

(2)成果物

成果物について、成果物そのものについて確認するのと共に、「かかった時間」について話し合います。かかった時間について話し合うことで、部下の時間意識向上や、時間の使い方の振り返りにも繋がります。

(3)個々の業務量や時間の使い方

部下の業務量と時間の使い方を観察します。どれくらいの業務量なのか、今週・来週のスケジュールはどうか、1日の時間の使い方はどうか、など状況を把握します。業務量が人によって偏っている場合、業務の再分配を行います。全体の業務量を減らすには、アウトソースや業務改善などが必要でしょう。

(4)会議

会議の効率化を図ります。

・ 事前に、会議の目的(なぜその会議を行うのか)、目標(その時間でどこまで進めるのか)を明確にする

・ 会議をする必要はあるのか、出席者は必要な人か、議題は多すぎないか、留意する

・ 時間厳守で始まり、時間厳守で終わる

・ なるべく結論を出す(決断を保留にしない)

など、時間と人を意識した会議を行います。会議の改善は行っている会社も多いですが、まだまだ、時間にルーズな会社もあるようです。「開始時刻前に集まっておらず、開始時刻あたりからバラバラと出席する」、「終了時間が延びそうなときも、そのまま延々と行っている」などです。

職場環境を変える

職場環境を変えるとは、「帰りやすい環境を作る」ことです。

(1)周知(宣言)

部下に、働き方が変わることをきちんと伝えます。「わざわざ、言わなくても・・・」と思う方もいるかもしれませんが、言うからこそ伝わります。また、管理職が自分の言葉で伝えることで、自身のマネジメントを変えることの宣言にも繋がります。残業時間が慢性的に多い部下など必要に応じて、個別に部下へ説明し、納得してもらいます。

(2)声かけ

早く帰ることや有給休暇を使うことを奨励する、終業時間前後に早く帰るように声かけする、などです。

(3)率先垂範

「組織はまず管理職が自分を管理せよ(上に立つ人は、部下の見本になるように自分をしっかり管理すること)」という言葉があります。部下は管理職の行動を見ています。管理職自身が実行しないと、部下も実行しません。管理職自ら「早く帰る、休む」ことを率先して行い、模範を示すことが重要です。

以上が、「どのようにマネジメントを変えるか」になります。

今回のまとめとして「マネジメントチェックリスト」をご用意しています。資料ダウンロードより入手できます。

次回は、6つの打ち手「4.個々のタイムマネジメントと仕事の進め方向上」について、方法やポイントを紹介していきます。


明日から始める働き方改革 ~長時間労働を削減する6つの打ち手~

筆者プロフィール

三浦 丈矢(みうら たけや)

三浦 丈矢(みうら たけや)

株式会社TASCI 代表取締役

大学卒業後、大手住宅メーカー、外資系生命保険会社を経て、人材開発会社に入社。医薬・不動産・金融など様々な業界にて、研修講師やコンサルティングを担当する。その後、株式会社TASCIを設立。独自のメソッドを基にした能力向上の仕組み作り、各種研修、業務改善のワークショップを行っている。今までに行った研修やワークショップの受講者人数は、延べ1万人以上に及ぶ。

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