ページの先頭です。
サイト内の現在位置を表示しています。
  1. ホーム
  2. ビズサプリ 総務人事ポータル
  3. 管理職のマネジメントで職場風土を変えてみる
ここから本文です。

総務人事向け
明日から始める働き方改革 ~長時間労働を削減する6つの打ち手~(第4回)

個々のタイムマネジメントと仕事の進め方を向上

2017年12月

6つの打ち手

本コラムは、「生産性の向上(同じ成果をより短時間で出すこと)により、長時間労働を削減する」ことをねらいにしています。その長時間労働を削減する6つの打ち手として、第4回は、「4.個々のタイムマネジメントと仕事の進め方を向上」を取り上げます。

自分の時間の使い方を可視化

時間の使い方を可視化

タイムマネジメントや仕事の進め方を向上させようとした場合、目標と現状を可視化することが重要です。

目標については、自分の労働時間目標(残業時間、有給休暇取得など)を設定することで定量目標が可視化できます。目標設定の際は、「残業削減や有給休暇で得た時間をどのように使うか」を考えることも大事です。目標達成の動機づけを高めることに繋がります。

現状については、時間の使い方を可視化する、ということが大事です。時間の使い方については、意外と現状を振り返ったことがない人も多いようです。

時間の使い方を可視化するには、毎日の行動について、計画だけでなく、実行した記録もつけることが良いでしょう。1週間以上記録をつけることを勧めます。手間が掛かると思う人もいるかもしれませんが、“自分の傾向(癖)や課題”が具体的に見えてきます。

時間の使い方の傾向(癖)を知る

時間の使い方には、いくつかの傾向(癖)があります。主だったものには、溜めこみ、見積り不足、段取り不足、凝り性、散漫、残業依存といった傾向が挙げられます。

自分にはどの傾向があるのか分かれば、対策も打ちやすくなります。

※ 振り返りに役立つ「時間の使い方チェックリスト」をご用意しています。資料ダウンロードより入手できます。

タイムマネジメントと仕事の進め方向上

向上させるためには、時間のPDCA(Plan-Do-Check-Action)を回し続けることが重要です。簡単なようでなかなか回せないのがPDCAです。まずはしっかりとPDCAを回し続ける、そのうえでPlanやCheck・Actionの精度を高める、という地道なことが必要だと思います。

Planに関するヒント

(1)業務の終了時間を決める、(2)いつ、何を行うのかを決める、(3)スケジュールを組む、について紹介します。

(1)業務の終了時間を決める

あらかじめ、前日などに業務の終了時間を決めておきます。終了時間を“ワークタイムアウト(業務打ち切り時間)”と考えることで、終了時間の意識が高まります。部署内で共有することで、意識向上以外に、終了時間間際での依頼の抑制、業務の協力支援向上などにも繋がります。

(2)いつ、何を行うのかを決める

行うべきことをリストアップします。「ToDoリスト」などがそれにあたります。

業務の1つ1つに締め切り(納期)を決めます。締め切りから逆算して、いつまでに何を行うべきか考えることが重要です。

また、業務には手順があります。その手順を思い描いたうえで、前工程や後工程で行うべきことや依頼するべきことを整理しておくことが重要です。「いざ、手を付けようとしたとき、依頼し忘れていた」や「○○に最終確認してもらう依頼を直前にお願いし、迷惑がられた」といったことを防ぎます。

そして、それらを加味して優先順位を決めます

締め切りに余裕がある業務は注意が必要です。「完成のために与えられた時間をすべて満たすまで、仕事の量は膨張する(C.N.Parkinson)」といった言葉があります。これは、人は締め切りに余裕がある場合など、「あれも調べよう」、「これも補足に載せよう」など、“自分でやるべきことを増やす習性”があることを指しています。締め切りより前に、自分なりの締め切りを設定しておくことが良いでしょう。

時間が掛からないもの(5分以内で終わるなど)は別に整理し、ちょっとしたスキマ時間を有効活用するといった方法もよく聞く工夫の1つです。

(3)スケジュールを組む

いつ、何を行うのかが決まったら、スケジュールを組みます。スケジュールを組む際は、優先順位の高いものから入れる自分一人で行うものも予定に入れる業務と業務の間にスキマ時間を設けることなどがポイントになります。

スケジュールを組んだら、できるかぎりスケジュールどおりに動くといったことも必要です。突発的な業務などで変更せざるを得ないときもあります。ですが、予定がなし崩しにならないように、スケジュール自体の重要性を高めることも必要です。

Check・Actionに関するヒント

ポイントは“時間”です。時間を視点に振り返り、改善行動を考えます。「計画した時間と実際掛かった時間にギャップはなかったか」、「時間が掛かった業務はなぜ時間が掛かったか」などです。仕事を溜めこむ傾向がある人などは、「その業務は、自分がすべてやるべきだったか(協力してもらう/他の人に依頼する)」を振り返ることも良いでしょう。

本テーマの研修を実施した際、「計画した時間と実際掛かった時間にギャップがある」人が非常に多いと感じます。計画する時間の精度を上げるだけでも、タイムマネジメントは向上すると思います。

Doに関するヒント

まずは、質とスピードを上げるために、個々の業務上必要な能力を上げるといった根本的なものが挙げられます(第6回コラムのテーマ)。その中には、パソコンのショートカットキー活用など、「パソコンの操作能力向上」なども考えられます。

本テーマからはやや逸れますが、社内コミュニケーションの効率化など、組織全体で質とスピード向上に取り組むということも重要です。

向上のヒントを一部紹介しましたが、さまざまな向上策は皆さんの周囲にあります。同僚や先輩後輩など、他の人が行っている工夫を共有すると、さまざまなヒントが見つかると思います。

次回は、6つの打ち手「5.無駄な仕事はしない 業務改善の取り組み」です。業務改善の方法や手順について紹介していきます。


明日から始める働き方改革 ~長時間労働を削減する6つの打ち手~

筆者プロフィール

三浦 丈矢(みうら たけや)

三浦 丈矢(みうら たけや)

株式会社TASCI 代表取締役

大学卒業後、大手住宅メーカー、外資系生命保険会社を経て、人材開発会社に入社。医薬・不動産・金融など様々な業界にて、研修講師やコンサルティングを担当する。その後、株式会社TASCIを設立。独自のメソッドを基にした能力向上の仕組み作り、各種研修、業務改善のワークショップを行っている。今までに行った研修やワークショップの受講者人数は、延べ1万人以上に及ぶ。

資料ダウンロードはこちらから

いまほしい栄養(情報)をピンポイントで補給できる“ビジネスのサプリメント”
「ビズサプリ」のご紹介

ページ共通メニューここまで。

ページの先頭へ戻る