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総務人事向け
在宅勤務の生産性を上げる ~生産性向上の4つの視点~(第2回)

T:時間の使い方

2020年8月

生産性向上の4つの視点

本コラムは、「在宅勤務で生産性を上げる視点」として、4つの視点に分けてさまざまな課題解決(工夫)を紹介します。第1回は「M:マインド(意識)」を紹介しました。

第2回は、「T:時間の使い方」を取り上げます。

コラムの内容は、すでに行っていることも出てくると思いますが、生産性向上のヒントになればと思います。

時間の使い方の工夫は?

在宅勤務で生産性を上げる視点の2つめは“T:時間の使い方”です。

組織や管理者が留意する点や各個人が行っている工夫などを記載します。

組織側(経営層・管理者)が留意する点

柔軟に働ける勤務時間を検討する

在宅で仕事をする場合、勤務時間の途中で子育てや介護、家事等を行ったほうが良いこともあります。社員の立場で考えると、ある程度柔軟に時間を使えるほうが、ストレス軽減や集中力向上に繋がります。

「フレックスタイム的に、コアタイム以外は各自が勤務時間を調整できる」等、経営層は柔軟に働ける勤務制度を検討することも大切です。

メンバーの勤務時間が長くならないように働きかける

家で仕事ができるがゆえに、時間の延長もしやすい環境です。会社に居るときと同じ成果を出そうと働きすぎてしまう、仕事とプライベートのオンオフがうまく切り替えられずダラダラと働いてしまうこともあります。

ログ管理など組織として在宅勤務の時間管理を考えることが必要です。また、管理者は、メンバーの仕事時間の状況を随時把握することも必要です。

会議の時間は原則延長しない

在宅勤務は、自分で仕事の計画を立て、実行することが多くなり、タイムマネジメントが重要になります。各自が計画したスケジュールを崩さないように、「会議の時間は原則延長しない」ことが重要です。ダラダラと会議が長引くことは、勤務時間増加やストレス増加をもたらします。

また、パソコンやタブレットを用いたミーティングは、議論に焦点があたりやすい反面、疲れを感じる方もいます。カメラの前に居ることやノートパソコンなど小さな画面を凝視することの疲れ等です。ミーティングは1時間以内にするなど、長時間にしないことも必要です。

★組織側(経営層・管理者)が留意する点のまとめとして、「在宅勤務で生産性を上げる視点 チェックリスト」をご用意しています。資料ダウンロードより入手できます。

各個人の工夫例

いくつか個人の工夫例を紹介します。

時間割を作る

1日の時間割を作って有意義に時間を使うやり方です。まずは、在宅勤務するときの1日の大まかな時間配分を決めておきます。仕事時間や家事・子育て時間、スキルアップ時間などです。仕事の予定は、仕事時間の枠にその日に行うことをスケジュールします(時間割作成表および、記入例を資料ダウンロードより入手できます)。

ワークタイムアウト(勤務終了時間)を決めてから仕事する

ワークタイムアウトを決めて、勤務時間が長くならないようにするやり方です。勤務終了時間を決めるということは、その日の労働時間を決めるということです。その労働時間の枠に予定を埋め込んでいくイメージです。

今こそTo Doリスト(やることリスト)を活用する

在宅勤務は、“自分で仕事を計画し、実行する”ことが求められます。To Doリストを作り、行うべきことを可視化するやり方です。To Doリストは、「大きな業務は細分化し記入」、「1つ1つの業務に締切時間(完了日)を決める」、「行う予定日も入れる」などがポイントです。大きな紙に書いて貼る、プライベート面も含めて作成する等、在宅ならではのTo Doリストを考えてみるのも良いと思います。

予定は細かくスケジュールする

15分(30分)単位で予定を可視化するやり方です。To Doはリスト化していても、時間軸では計画していない方も多いようです。ざっくりとしたスケジュールはざっくりとした時間の使い方になり、細かなスケジュールは細かな時間の使い方になります。

その日やるべきことを絞る

やるべきことを5つ以内に絞り、重要なものから取り組むやり方です。仕事の優先順位を決めることや、本来取り組むべき業務に集中して取り組むことに繋がります。

緩急で仕事にリズムを作る

“考えなくてはいけない仕事”、“ルーティン作業や短時間(5分以内)でできる仕事”を交互に行い、自分なりに仕事に緩急をつけるというやり方です。

何時までにやるかではなく、何分でやるかで考える

「その業務は11時までに終わらそう」ではなく、「45分で終わらそう」と考えるというやり方です。

時計で考えると、“最初ゆったりと取り組んでしまう”、“早く終わりそうでも、やることを追加して、その時間いっぱいまで使ってしまう(もしくは時間をオーバーしてしまう)”ことになる場合もあるからです。

“やらないことリスト”で時間ロスを防ぐ

在宅勤務は、自由度がある分、時間ロスもしがちです。仕事でついやりがちなこと(生産性が高くない行為・癖)をリスト化し、壁に貼るなどして気をつけるというやり方です。

時間の使い方について振り返る

毎日時間の使い方について振り返り、改善行動を考えるやり方です。在宅勤務は仕事の状況をメール等で報告(記録として可視化)するため、何に時間を使っているかが振り返りがしやすいと思います。

寝る前に振り返る、仕事時間が終わった段階で振り返る、時間の使い方を報告メールする等、振り返るタイミングや機会を決めると習慣化しやすいです。分かっていながらできていない人も多い、“時間の使い方振り返り”。このタイミングで習慣化してみるのも1つです。

以上が、時間の使い方に関する内容です。まとめますと、

といったことが重要ではないでしょうか。

「時間あたりの成果(=生産性)を高める」ことを真剣に考える機会なのかもしれません。

次回は、“P:環境作り”、“O:場面対応”について、組織や管理者が留意する点や各個人が行っている工夫を紹介します。

在宅勤務 私の場合

私も在宅勤務をしています。私が“T:時間の使い方”で行っていることをいくつか挙げますと・・・

  • 1日の時間割を作成
    仕事時間や家事・子育て時間等、時間配分を決めている
    家族で時間割を作成し、お互いの時間を調整
  • 「分」でタスクをスケジュール
    時間ではなく、20分、40分、60分でタスクをスケジュール
    スキマ時間で行うこと(=5分以内にできること)をポストイットで挙げておく
  • 時間の使い方を振り返るタイミングを決める
    タスクが終わるごとに、時間の使い方を振り返る
    朝仕事に入る前の5分で、昨日の時間の使い方を振り返る

資料ダウンロードはこちらから

在宅勤務の生産性を上げる ~生産性向上の4つの視点~

筆者プロフィール

三浦 丈矢(みうら たけや)

三浦 丈矢(みうら たけや)

株式会社TASCI 代表取締役

大学卒業後、大手住宅メーカー、外資系生命保険会社を経て、人材開発会社に入社。医薬・不動産・金融など様々な業界にて、研修講師やコンサルティングを担当する。その後、株式会社TASCIを設立。独自のメソッドを基にした能力向上の仕組み作り、各種研修、業務改善のワークショップを行っている。今までに行った研修やワークショップの受講者人数は、延べ1万人以上に及ぶ。

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