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特集

「Microsoft 365(旧称 Office 365)」を使いこなして
働き方改革を推進する(前編)

2020年3月

Office 2010の延長サポート終了
有力な選択肢はクラウドへのシフト

「Microsoft Office 2010」の延長サポートが2020年10月に終了する。新しいツールの導入を検討している企業にとっては、「Microsoft 365」が有力な選択肢となるだろう。スムーズな移行が期待できる上、クラウドならではの様々なメリットがある。例えば、モバイルワークやテレワークとの親和性の高さ、管理負荷の大幅な軽減などである。働き方改革を進める上でも、企業にとって生産性向上は避けて通れない課題だ。こうした課題を克服するためにも、社員にとって身近なコラボレーションツールが大きなカギを握っている。

2020年10月、Office 2010の延長サポート終了

2020年10月13日、「Microsoft Office 2010」の延長サポートが終了する。以後はセキュリティプログラムの更新がなくなり、脆弱性が発見されても対応することができない。Microsoft Officeの脆弱性を悪用するマルウエアは非常に多い。セキュリティリスクが一気に高まることが予想されるだけに、新バージョンへの移行などの対応が必要になる。

企業規模にもよるが、対象となるPCすべてに対策を施すには相当の時間がかかる。2020年10月までに対策を終えるため、PC台数の多い企業ほど早めの準備が求められる。

まず、Office 2010の後継候補を絞り込む必要がある。ノークリサーチの調査(2019年10月発表)によると、年商500億円未満の中堅・中小企業で最も使われているコラボレーションツール(グループウエア+ビジネスチャット)は「Microsoft 365」(36.8%)であり、以下「サイボウズ Office」(24.8%)、「サイボウズ ガルーン」(17.1%)、「desknet's NEO」(15.4%)、「G Suite」(11.1%)と続く(複数回答)。Office 2010からの移行であればなおさら、慣れ親しんだ使いやすさ点からもMicrosoft 365が最有力候補となるだろう。

Microsoft 365で実現する利便性と負荷低減

Microsoft 365には豊富なアプリケーションが含まれている。WordやExcel、PowerPointをはじめ、メール・予定表(Exchange)、情報共有(Yammer、SharePoint)、個人用ストレージ(OneDrive)など。さらに、Microsoft 365の“ハブ”としてMicrosoft Teamsが、これらをつなぐ役割を担う。

Office 2010はPCにインストールするパッケージソフトだが、Microsoft 365はクラウドサービス。データをクラウドにアップして、ネットワーク環境さえあれば、いつでもどこでも利用できる。1ユーザー当たり50GBのメール容量があり、スパムメール対策なども実施されている。

また、データは堅牢なデータセンターに格納される。米国政府機関もマイクロソフトのクラウド及びデータセンターを活用していることからも分かるように、最新のセキュリティ対策は高く評価されている。

自動アップデートもクラウドの特長の1つだ。世界中のユーザーのニーズは最新バージョンに反映され、クラウド側でアップデートされる。利用者は常に、その最新バージョンを使うことができる。

これまで、1台ずつPCを管理することに負荷を感じていたIT担当者にとっても、メリットは大きい。IT担当者はすべてのMicrosoft 365ユーザーの情報を、Webブラウザから一元管理することができる。個々のPCについてバージョンを確認するような手間は不要だ。もちろん、セキュリティ対策もクラウド側で行われる。

クラウドは災害時にも安心だ。万一オフィスが被災したとしても、データは安全に守られる。自然災害が相次いでいることもあり、最近はBCPを重視してクラウドに乗り換える企業が増えている。

クラウド上のデータは、PCやタブレット端末、スマホなどからも確認・編集できる。移動中、あるいは出張先での業務も容易だ。さらに一歩進めて、テレワーク環境としても活用することができる。

コラボレーションツールをMicrosoft 365に統一すれば、ユーザーは多様なアプリケーションを同じ感覚で利用することができる。同時に、運用・管理業務は大幅に効率化される。IT担当者はより付加価値の高い業務に集中できるはずだ。一人ひとりの生産性向上を目指す企業にとって、Microsoft 365のもたらすメリットは大きい。

脱・メールの動きと「Microsoft Teams」

Microsoft 365のアプリケーションの中から、一例として「Microsoft Teams」を紹介しよう。

チャット形式でやり取りするTeamsに、メールでよくある「お世話になります」といった決まり文句は不要だ。SNS感覚の手軽なコミュニケーションをサポートする。余計な文言を入力しないので、業務や意思決定のスピードアップを図ることができる。

また、案件ごとにスレッドを残し、チームで共有することが可能。チームに新たに参加したメンバーは、スレッドを遡ることで素早くキャッチアップできる。他部門のメンバーを加えたり、入れ替えたりする際の柔軟性は高く、部門横断プロジェクトなどの環境としても適している。新規事業の企画・開発などを進める上でも、Microsoft Teamsは優れたコラボレーションの場となるだろう。

Microsoft Teamsにはビデオ会議の機能もある。メンバー全員が別の場所にいても、手軽にミーティングを実施することができる。メモや資料を共有しながらビデオ会議ができるので、コミュニケーションの質が高まる。その結果、業務のスピードも速まり、生産性の向上にもつながるだろう。

メールを使ったやり取りの課題として、しばしば指摘されるのがバージョン管理の煩雑さである。添付ファイルで情報共有することが多く、メンバーそれぞれが添付ファイルを編集する結果、どれが最新バージョンか分からなくなってしまう。この点、Microsoft Teamsならクラウドストレージを共有する形なので、メンバーは常に最新バージョンにアクセスして編集などが可能。クラウドストレージは1TBの大容量なので、動画や大量の画像も余裕をもって格納することができる。

脱・メールの動きと「Microsoft Teams」

メールにはCCの増殖という課題もある。多くのユーザーが“アリバイ”的に送付先を増やした結果、受け取った側では重要なメールが埋没して見落とすこともある。生産性を高める上で、メールは足かせにもなりかねない。メールを全廃することは難しいにせよ、コミュニケーションをMicrosoft Teamsのようなビジネスチャットに寄せようとしている企業は増えつつある。いわば、脱・メールの動きである。

いま、多くの産業分野で人材不足が叫ばれている。一方では、働き方改革の動きを本格化させている企業も多い。長時間労働は離職率を高めるだけでなく、こうした評判がSNSなどに流れれば採用も難しくなる時代だ。流出した人材の補充ができなければ、事業継続さえおぼつかなくなるだろう。

こうした課題を克服するためにも、生産性向上への取り組みは欠かせない。限られた人員で成果を上げるためには、避けて通れないテーマだ。例えば、Microsoft 365を活用して出先からの報告など情報共有を促進し、営業部門で直行直帰を導入する企業もある。帰社してから報告書を作成するという従来のスタイルを変えることで、訪問先を1件でも増やそうという狙いだ。

Microsoft TeamsをはじめMicrosoft 365を全社的に使いこなすことで、一人ひとりの生産性を高めビジネスの成長を目指す。多くのメンバーが利用することにより、コラボレーションを加速し一層大きな効果を実感できるはずだ。

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