無駄のないファイリング術を学ぼう

課題

ファイリングの整理がうまくいきません。
無駄なく整理をするにはどうすればいいでしょうか？

回答

ITの普及でペーパーレス化は進みましたが、オフィスでは紙の書類がまだまだ数多く使われています。書類には取引関連やプロジェクトの計画書など業務上必要なものに加えて、定款、株主名簿、登記関連など法律で保存が義務付けられている書類（法定保存文書）もあります。紙書類を使いやすように管理し、安全に保管するファイリング作業は、総務の重要な仕事の一つといえるでしょう。

3つのファイリングシステム

ファイリングには様々な方法がありますが、まずは多くの企業で採用されている代表的なファイリングシステムを紹介しましょう。1つ目は「バーチカルファイリング」。これはフォルダーに書類を挟んで管理する方法で、一般的にはキャビネットなどの引き出しに、縦に並べて保管します。次に「簿冊式ファイリング」。こちらは書類に穴を開け、バインダーに綴じて管理する方法で、バインダーは書棚に並べて保管します。最後に「ボックスファイリング」。これはフォルダーをフォルダーボックスにまとめて保管する方法です。

バーチカルファイリングは書類に穴を開けずに済むため手軽にファイリングできるのが利点ですが、書類を紛失しやすく、長期保管に向かないという欠点もあります。フォルダー内で書類の順番が入れ替わってしまう可能性があり、引き出しに収納するため閲覧性もそれほど高くはありません。

簿冊式ファイリングは反対に書類を紛失しにくく、見出しの一覧性が高いのもメリットですが、書類に穴を開けてバインダーに綴じる作業に時間と手間がかかります。バインダーは書棚に並べるため、保管場所によっては情報保護の点で不安もあります。

またボックスファイリングは、見出しの一覧性の高さや持ち運びのしやすさ、テーマごとにボックスに収めれば目的の書類を探しやすい点などがメリットですが、書類が少ない場合もボックス1つ分のスペースが必要になることと、フォルダー、ボックスの2つを用意しなければならない点がデメリットになります。簿冊式と同様、情報保護にも配慮しなければなりません。

ファイリングの上手な保管方法

ファイリングした紙書類には索引や管理番号などを付けて管理するのが一般的です。さらに一歩進め、必要な書類を瞬時に見つけるには、インデックス情報をデジタル化して管理する方法がおすすめです。索引や管理番号に加えて、書類のカテゴリー、概要、保管場所、重要度などをExcelにまとめることで見つけやすくなります。

書類自体をスキャンして電子データ化してしまう方法もあります。スキャンした書類全体をPDFファイル化して保存するほか、OCR（光学的文字認識）ソフトを使って文字部分をテキスト化する方法も有用です。Wordで作成した書類は、紙にする必要がなければWordファイルの状態で保管するのもいいでしょう。

紙書類を電子データ化すれば、検索や閲覧がしやすくなる以外に、ペーパーレス化によって保管スペースが不要になるメリットもあります。ただし、電子化した書類を安全かつ利用しやすい形で保管するには、自社のサーバーかクラウドに文書管理システムを整備する必要があります。また、電子化したファイルにはパスワードを付ける、閲覧者を限定するため権限を設定するといった対処が必要な場合もあります。

紙書類と電子データの使い分け

業務で閲覧する頻度の高い書類は、紙で保管するより、電子化しておいたほうが使い勝手がよくなります。一方、取引関係書類や顧客の契約書・申込書の原本など、紙として保存しておくべき重要書類もあります。これらは紙での保管が基本ですが、同時に電子データも作成し、照会の際に情報検索を容易にしておく方法が考えられます。その場合、紙の原本は情報漏えいを防ぐため、倉庫などに厳重に保管しておきましょう。また、当初は紙で保管しておく書類も、一定期間が過ぎたら電子化するか、もしくは廃棄を判断してもいいかもしれません。

最後に、無駄のないファイリングを追求するには、保管する書類の数自体を減らすことも必須です。終了した案件に関する書類は編集するなどして必要な部分のみ残す、保存すべき期限がすぎた書類を廃棄するといった対策を徹底することで、文書管理はより効率的になるでしょう。

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