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スマート総務人事術

フリーアドレスにする意味って本当にあるの?

2019年1月

フリーアドレスにする意味って本当にあるの?

相談

働き方改革の流れなのか、フリーアドレスにする会社が増えてきています。当社でもこの際思い切ってフリーアドレスにしようかと思うのですが、メリットはどこにあるのでしょうか。またデメリットもありますか。

回答

社員の席を固定せず、空いている席やオープンスペースを自由に使って仕事ができるフリーアドレスは、導入する企業が増えています。マンネリ感解消やコミュニケーション活性化を実現でき、個人のモチベーションアップ、イノベーション創出などにつながりますが、自席がないため落ち着かない、上司や同僚との連絡がうまくいかないといったデメリットも考えられます。導入は自社の風土や社員の意識を考慮した上で進めましょう。

メリットはマンネリ感の解消、イノベーション創出、コスト削減

導入のメリットとしてまず挙げられるのが、職場の活性化です。仕事内容や気分に応じて異なる席で仕事をすることで、常に同じ席に固定されているマンネリ感を解消できますし、社員それぞれのモチベーション向上で職場全体の活性化につながります。

他の部署との同席によって新しいコミュニケーションが生まれ、思わぬアイデアを思いついたり、社員個人のイノベーション創出につながることもあります。

また、共有席の机の上や引き出しに個人の書類を保管できなくなるので、社員に整理整頓の意識が浸透するだけでなく、ペーパーレスによるコスト削減にもつながるでしょう。

フリーアドレスは目的の共有ができていないと失敗する

フリーアドレスにはデメリットもあります。失敗の要因にもなるので、一つひとつ見ていきましょう。

まず、フリーアドレスの目的が社員に共有されていないと、単に働く場所が固定されなくなるだけで、働き方自体は変わりません。結局はいつも同じメンバーが同じ席に座ることになったり、私物を席に置いたまま退社する社員が出てきたりします。

仲の良いメンバーだけが集まると、仕事への集中度が落ち、生産性が逆に低下する可能性もあるでしょう。メンバーに入れず疎外感を覚える社員も出るかもしれません。固有の席を持ってプライバシーを確保したいと考える社員にも逆効果で、ストレスが高まります。

また、他部署とのコミュニケーションが生まれるメリットがある一方、同じ部署内の連携がしにくくなることもあります。

上司の立場から見ても、部下がどの席にいるのか一目で判断できないとマネジメントが難しくなります。結果的に職場全体がなんとなく落ち着かない、仕事が思うように進まず戸惑う社員が続出する、といったことにもなりかねません。

このほか、オフィスレイアウト変更や個人用ロッカー整備といった初期コストもかかります。メリットのところでペーパーレスにつながると書きましたが、反対に、紙書類を大量に扱う部署では失敗の可能性が高まります。

オフィス効率化と働き方改革の側面があるので、総務人事が協力して進めよう

フリーアドレスの成功例は、企画・開発といったクリエイティブな部門で多く見られます。

ある食品メーカーでは開発チームと加工チームの連携が深まり、新商品開発期間の大幅短縮につながりました。また、あるコンサルティング会社ではコミュニケーションを活性化できるオープンスペースと、反対に個人で集中して仕事ができるクローズドスペースを用意したことで、全体の生産性が高まったといいます。

このほか、導入の前提として情報の電子化共有を進めたことで紙書類の8割減を達成した官公庁や、部署内連携の低下を防止するため専用の連絡掲示板を設置して生産性を向上させた企業もあります。

フリーアドレスを実現するには、上からの指示だけでなく、各部署で率先してフリーアドレスを進めていくという意識の醸成が大切です。また実際に進める際は、全社で一斉にスタートしようとすると失敗する可能性が高まるので、やる気のある部署からスモールスタートで進めるのがいいでしょう。

フリーアドレスには、オフィス効率化と働き方改革の両方の側面があります。総務人事が各部署としっかり連携を取りながら、計画を立てて進めよう。

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