ハンコを押すための出社をなくすには？

相談

わが社はテレワークを推進しているのですが、一部の社員は紙の書類にハンコを押すためだけに出社していました。これを改善するにはどんな方法があるのでしょうか。

回答

押印のための出社を防ぐには、紙の書類を電子化することが有効です。2020年4月には、IT系のある企業が印鑑の完全廃止を宣言し、わずか2日で電子契約に移行したことが話題になりました。現在は電子印鑑作成ソフトや無料電子契約サービスなどもあり、自社に合ったツールを試してみることができます。国も組織が発行するデータの信頼性を確保する「eシール制度」を検討中です。法的にはハンコは必須ではなく、電子印鑑でも効力は変わりません。取引先にも電子化のメリットを理解してもらい、お互いの働き方改革にもつながる関係を築くようにしましょう。

紙・印鑑文化からの脱却

テレワークを実施しているにもかかわらず、申請書や伝票など紙の書類に押印するために出社を余儀なくされる、いわゆる「ハンコ出社」の話をよく聞きます。

紙の書類を使用することにより業務の効率性が損なわれ、生産性も下がるという課題は以前から指摘されていました。働き方改革推進においてもこうした業務プロセスは障壁となっています。業務の非効率を改善し、生産性を向上させるには、「紙・印鑑文化」からの脱却が必要になります。各種書類を電子化（ペーパーレス化）し、電子印鑑や電子契約を利用すれば、押印の手間がなくなると同時にハンコ出社もなくせます。さらに電子データなら簡単に送受信や保管ができ、用紙、印刷、郵送、印紙代といったコストの削減にもつながります。

ハンコ出社をなくすには

電子化を進めるにあたり、まずは紙とハンコを使う書類と業務の棚卸しから始めましょう。その際、社内向けと社外向けの書類に分けて整理するようにします。

社内書類については自社で完結できるので、従業員に意識改革を徹底するとともに、ペーパーレスを前提とした業務プロセス設計やルール作成、システム整備を行います。ここで気をつけたいのは、紙の書類を一元的に電子化すればよいというわけではないことです。中には、紙のチェックリストを使ったほうが、作業が短時間で済むケースがあるからです。また、そもそもハンコを押す担当者が多すぎる業務に関しては、まずその非効率なプロセス自体を見直さなければ、せっかく電子化しても混乱を招きかねません。電子化への向き不向きを、書類や業務ごとにしっかりと判断することが大切です。

一方、社外とやり取りする書類には、取引先や業界の慣行が関わることもあるため、自社だけでは進められないケースもあるでしょう。取引先との交渉だけで電子化できる書類なら、効率化・生産性向上、働き方改革への寄与といったメリットを説明し、理解を求めるようにします。取引先が電子印鑑による書類に対応していないなど、交渉だけでは電子化できないケースについては、中長期的な視点で対応を行うと割り切ることも必要です。

国も電子契約の浸透を後押し

現在は電子印鑑を無料で作成できるソフトや無料の電子契約サービスも豊富にあり、自社に合ったツールを試した上で本格導入することもできます。

しかし、電子契約のメリットは理解できるものの、セキュリティ面が不安という人もいるかもしれません。そこで国では電子データの信頼性を確保するための新たな制度（通称「eシール」制度）の検討に入っています。「eシール」とは、企業の角印の電子版に相当するもので、電子署名などの正当性・完全性を確認し、なりすましを防ぐもので、これにより安全な電子取引の浸透を後押しし、企業の業務効率化を支援していく考えです。2021年度中に制度を整備し、2022年度からの運用開始を目指しています。

（参考）総務省発行「組織が発行するデータの信頼性を確保する制度（eシール）の検討の方向性について」

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