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スマート総務人事術

社内メールが読まれないのはなぜ?

2018年8月

社内メールが読まれないのはなぜ?

課題

最近、社内・全社メールが読まれません。どんなに重要なものでも、仕事に忙しい従業員は読んでくれないのです。なぜ読まれないのでしょうか。また、読ませるためにはどのような工夫が必要でしょうか。

回答

業務に忙殺されている従業員は、総務人事から送られる社内メールを受信しても後回しにしがち。その結果、読まずに放置されてしまった……ということも頻繁に起こります。こうした事態を防ぐには、メール自体に読ませるための工夫が必要です。読まれないメールには特徴があるので、件名や本文が目を引くものにするなど、伝えようという意識を持ったメールにすることが大切です。

読まれない社内メールには共通点がある

総務人事が社内に向けて送信するメールは、重要な連絡事項が多くあります。つまり「読んでもらわなければ困る」メールが多いわけですが、放置されるとそれが伝わらず、結局再確認の手間が生じるケースがよくみられます。

読まれないメールには、いつも件名が同じようなもので変わり映えしない、件名から内容がわかりづらい、重要なメールであることが通じにくい、自分には関係ないと思われやすい、といった共通点があります。本文に関しても、一見して読みたいと思わせる構成でないと、開封はしたものの中身は見ないといったことが起こりがちです。

件名で自分に関係のあるメールだと思わせる

まずは、件名の付け方を意識しましょう。件名が興味を引くものでないと、開かれない可能性が高まります。このメールは重要であり、読むことで仕事上の価値が得られること、緊急の用件であること、さらには「読んでみたい」と思わせる件名であることが大切です。

例えば「総務部からのお知らせ」や「社内システムについて」といった件名では、内容が想像できず自分には関係のない話だと思われ、緊急性も感じられないので放置されやすくなります。もちろん、迷惑メールやウイルスメールに見えてしまう件名(「添付ファイルをすぐに開いてください」など)も厳禁です。「社内システム更新に伴い設定変更をお願いします」「●●書類を●月●日までに提出してください」など、内容がある程度わかり、重要性や緊急性が伝わる件名を付けましょう。アイキャッチとして件名の頭に【重要】【緊急】【速報】などと付けるのも効果的です。ただしこれは多用するとかえって不信感をあおったり、「またか」と思われてしまうこともあるので、使い方には注意が必要です。

また、一般的に、全従業員に宛てた一斉メールだと思われると読まれにくい傾向があります。差出人を「人事部」といった部署名にせず、担当者の個人名にするなど、「これは自分(だけ)に宛てたメールなんだ」と思わせることが必要です。

本文は内容だけでなく見た目も大事

本文の出だしには、重要な情報や興味を引くメッセージを書くようにしましょう。「設定変更を行わなければメールが使えなくなります」「速報! 社員食堂に新しい健康メニューが加わります」など、後回しにせずすぐに読まなければと思わせる内容を書くことが重要です。また、情報が多すぎると内容を頭で整理しにくくなるので、載せる情報を厳選し、多すぎる場合は思い切って情報量を少なくしましょう。

本文の工夫というと内容面の対策ばかりに目が行きがちですが、見た目の体裁も大事です。長々として要領を得ず、改行も少ないメールは読む気を失わせます。1行を20字から多くても30字程度で改行し、3行から5行を1つの段落と考えて空白行を設けること、読点を多めにすることなどを意識すれば、読まれやすくなります。件名と同様に「【 】」や「!」といったアイキャッチを入れることも効果的です。

ここで紹介した工夫を参考に、読まれる社内メールを作っていきましょう。

悪いメールの例

良いメールの例

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