何が違うの？　電子契約に欠かせない「電子印鑑」と「電子署名」とは

電子印鑑、電子署名、それぞれの説明で間違っているものは？

1. 電子印鑑は印影を画像データ化したもの
2. 電子印鑑はPDFやWord、Excelで作成した文書で使用できる
3. 電子署名は法的効力がある
4. 電子署名は第三者によって書き換えることができる

4. 電子署名は第三者によって書き換えることができる

電子契約とは、従来のように書面と押印または自署サインで行うのではなく、電子的に行う契約のことです。書面の契約では、契約書の印刷や郵送などの作業によって、どうしても時間を用意してしまうもの。電子契約はその点、ファイルベースの契約を用い、相手とのやりとりもインターネットで行えるなど、契約締結までの時間と手間を大幅に削減できます。大量の契約もデータとして一元管理できるため、会計監査などにも迅速に対応可能。さらには、改ざんリスクが極めて低く、履歴も残せるので、コンプライアンスの強化に有効です。もちろん、書面の契約では必要となる印紙税、および印刷や郵送や保管のコストが不要になる点もメリットだといえるでしょう。

たとえるなら、電子印鑑は認印、電子署名は実印

電子契約で本人確認に用いる手段が電子印鑑と電子署名です。電子印鑑は印影を画像データ化したもので、PDFやWord、Excelなどの形式で作成された契約書のファイルに貼り付けて使います。書面での契約にたとえるなら認印に該当。電子印鑑自体の本人性の担保は主にメール受信で実施します。手軽に導入・運用できるのが利点です。

より厳格に本人確認できるのが電子署名。書面での契約にたとえるなら実印に該当します。電子署名は第三機関である「電子認証局」から発行・検証される「電子証明書」によって本人確認を行います。第三機関であることに加え、公開鍵による暗号化技術によって、なりすましや改ざんを防げるがゆえ、高い客観性とセキュアのもとに本人性を証明可能です。

電子署名は高額取引などに有用

そして、2001年4月1日から施行された通称「電子署名法」（正式には「電子署名及び認証業務に関する法律（平成12年法律第102号）」）に準拠して電子署名を行えば、法的効力を持つことになります。そのため、高額な取引や本人性が厳格に求められる契約に有効な手段です。これらメリットが多い電子署名ですが、電子印鑑に比べて導入・運用のコストと手間が多く要することがデメリットになります。

このように電子契約は業務効率化やセキュリティ／コンプライアンス強化の面で優れ、電子署名を使えば法的効力も得られるので、積極的に利活用していきたいところです。