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特集

オンライン説明会で人材を取り逃さない!
成功に導く開催方法とは

2021年4月

オンライン説明会で人材を取り逃さない!成功に導く開催方法とは

新型コロナウイルス感染症の影響で採用も大きな影響を受けている。従来通りの会社説明会や面接が難しくなっており、オンラインで実施する企業が増えてきているが、どのようにすればいいのか手探りの担当者も多いだろう。そこで今回は、オンライン説明会で成功するポイントを紹介する。

オンライン説明会には「ライブ配信型」と「録画配信型」がある

オンライン説明会(Web説明会)とは、インターネット上で実施する会社説明会のことだ。インターネットで情報収集を行うスタイルが当たり前になったことから、オンライン説明会を採用する企業が増えている。加えて新型コロナウイルス感染症の拡大防止の観点からも、“密”を避けられるオンライン説明会の利点が注目されている。

オンライン説明会には、大きく分けると「ライブ配信型」と「録画配信型」がある。

ライブ配信型はリアルタイムであるため、参加する学生の質問にその場で答えるなど、双方向コミュニケーションを行えるのがメリットだ。反対に、会社側としてはスムーズに進行するプログラムの工夫が求められるほか、複数回実施する場合はその都度配信する手間がかかる。

録画配信型はコンテンツを前もって録画しておくので、納得のいくまで録画を繰り返すことができ、会社側が伝えたい情報を的確に発信できる点、複数回実施する場合は同じコンテンツを何度も利用できる点がメリットといえる。その一方、参加者の質問にその場で答えるのが難しいなど、双方向コミュニケーションにはどうしても制約がある。

説明会の回数、就活生とのコミュニケーション、伝える情報の正確さなど、優先したいポイントによって、どちらのタイプが自社に適しているのか検討したいところだ。

「時間・コスト」「人材確保」がメリット

オンライン説明会を実施するメリットしては、ITやモバイルツールに慣れた世代に見られる就職活動の多様化への対応、感染症の拡大防止という前述の2点に加えて、以下のようなものが考えられる。

時間やコストを抑えられる

  • インターネット上で行うオンライン説明会なら物理的な会場は不要であり、自社の会議室などから配信できる。また、資料もファイルで配信できるため、印刷・配布の時間やコストを減らせる。複数回開催する企業であれば、録画配信型を導入することでなおさらその効果を享受できるだろう。
  • 地方など遠隔地でも説明会を開催していた企業なら、移動交通費や宿泊費を大きく削減できる。そのほか、例えば学生が興味を持ちやすい事業は本社と離れた支社で行っており、従来の説明会ではそこで働く社員を本社まで呼ぶのが難しかったケースでも、オンライン説明会なら柔軟に参加依頼することが可能になる。

多くの就活生に説明会に出てもらえる

  • 就活生にとっても、会場まで足を運ぶための移動時間やコストを減らせるうえ、現地に赴く心の負担も軽減できるので、より多くの就活生を説明会に集めることが可能となる。
  • 時間・コスト問題を解消できることから、Uターン・Iターン採用を強化したいと考える企業も就活生を集めやすくなる。

従来とは異なる人材を確保できるかもしれない

  • 従来はなかなかアプローチできなかった学生や、より自社に合った学生など、多様な人材と出会えるチャンスが増える。

「時間・コスト」「人材確保」がメリット

会社の雰囲気を感じさせ、参加者との距離ができない工夫を

オンライン説明会にはデメリットも考えられる。まずは会社を実際に訪問するわけではないため、就活生からすれば会社の雰囲気や、どのような人が働いているかなどをつかみにくい。そのため、自社の特徴が誤って伝わってしまう可能性も考えられる。これを避けるには、企業理念や事業内容、社内の雰囲気などを的確に紹介するPDFファイルや動画コンテンツなどを用意し、事前に配布・公開したり、よくある質問(FAQ)に対してはあらかじめ回答を自社ホームページに掲載しておくといった方法が有効だ。

次に、従来であれば終了後にアンケートを行うことで、面接への導線を用意できた。これに対してオンライン説明会では、アンケートを配信しても必ず答えてもらえるとは限らず、そもそもオンライン説明会の最後まで見ているかどうかもわからないため、面接に導きにくいのが課題だ。これについては、説明会前にアンケートをメールなどで送信する、説明会後にフォローのメールを送るなど、面接に導く施策をしっかり行う必要がある。

また、オンライン説明会は実際に対面するわけではないため、現実感が弱く、就活生が距離感を感じてしまうこともある。ネットワーク回線の状況によっては映像や音が途切れてしまうケースもあるだろう。質疑応答の時間が限られ、思うように質問できない事態も考えられる。こうした事態を避けるには、オンライン説明会の中で質疑応答の場をしっかりと設ける、事後にSNSやメール、チャットで気軽に質問できる仕組みを用意する、アンケート機能付きWebツールを使用するなどの工夫が必須だ。

最後に、初めてオンライン説明会を実施するときは専用機材の準備に手間やコストを要するケースがある。配信に用いるPC、カメラ、マイクなどがない場合は用意しなければならない。また、配信ツールには無料のものも数多くあるが、安定性や信頼性、付属サービスを考えて有料サービスを利用するならその準備も必要となる。ただ、機材についてはレンタルを利用してコストを抑える方法もあるので、検討したい。

上手なオンライン説明会をしている企業はここだ!

ライブ配信型説明会を実施するある旅行会社では、業界や自社の説明をライブ配信するだけでなく、“生放送”の途中で就活生から質問を受け付け、採用担当者がリアルタイムで回答。従来の説明会と同様、あるいはそれ以上に就活生が参加できる仕組みを採用している。

また、あるシステム開発会社では、バーチャル空間内でオリジナルキャラクターが進行を務め、360度カメラを採用した社内見学のコンテンツも盛り込むなど、先端技術に強みを持つ自社サービスを活用したライブ配信型説明会を行う。

企業の合同説明会をライブ配信型で行っている例もある。就活生は参加企業の中から気に入った企業を選んで視聴したり、疑問点をリアルタイムに質問したりすることが可能だ。

録画配信型の例としては、一本の動画に会社概要・サービス紹介から社員インタビュー、人材育成の取り組みまでをうまくまとめたり、反対に会社説明を複数動画に分けたり、といった工夫が見られる。ある食品会社では、業界と自社紹介、強み、職種・仕事紹介、職場の雰囲気・社風などテーマごとの説明動画をWebで公開し、就活生がほしい情報や気になるコンテンツを選んで閲覧できるようにしている。また、ある生活雑貨チェーン運営企業では、社員同士が座談会形式で会社のことについて語り合う動画を用意し、雰囲気のよさを伝える工夫をしている。

生活様式が大きく変わり、就活スタイルも変わりつつある。New Normal時代に、オンライン説明会を実施する企業はさらに増えていくだろう。総務人事としても、自社にとってより良く、また就活生にもメリットの大きなオンライン説明会の開催に向け、さまざまな事例を参考に検討を進めてはいかがだろう。

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