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特集 情シス事情を知る

Withコロナでの働き方を徹底検証
~テレワークで社員のパフォーマンスを上げる編~

2020年7月

新型コロナウイルス感染症拡大を受け、テレワークに取り組み始めた企業は多いだろう。ただし、十分な準備ができないまま始めた緊急対策としてのテレワークをそのままなし崩し的に運用し続けるのであれば、いつまでたってもオフィスでの業務と同等以上に生産性を高めていくことができない。今後テレワークはアフターコロナ時代の標準的な働き方として定着してくと予想されており、オフィスワークの単なる代替手段ではない。企業はリモートならではのテレワークのスタイルを模索するだけでなく、デジタルを活用したチャネル強化がこれまで以上に求められるだろう。

急速に需要を拡大するWeb会議

新型コロナウイルス感染症の拡大を契機に加速したテレワークだが、今後も標準的な働き方の1つとして定着していくだろう。

もっとも、オフィス外で働く社員の生産性をこれまでと同等以上に高めていくためには、リモートアクセスの仕組みだけでは不十分だ。社員はたった一人で仕事をしているわけではなく、部門やチームのメンバーと連携しあって課せられたミッションを遂行しているからだ。

その意味で業務効率化のために欠かせないのがコミュニケーション基盤である。なかでも急速に需要を拡大しているのがWeb会議だ。では、具体的にWeb会議のどのような機能が人気を集めているのだろうか。Web会議であれば、遠隔地にいる相手と映像や音声で会話することはもちろん可能だ。さらに、テキストチャットや画面共有、ファイル送受信などの機能を備えたツールも多いので、日常のちょっとした打ち合わせから上司へのホウレンソウ(報告・連絡・相談)、プロジェクトチーム内での成果物のレビューなど、幅広い場面のコミュニケーションを行うことができる。

また、VPNなどの専用の通信回線を用意することなく、インターネット接続できるPCやタブレット、スマートフォンがあればWeb会議に参加することができ、特別な設備や機器を必要としないのもメリットだ。特にクラウド型サービスとして提供されているWeb会議の場合、例えば会社や自宅からはPCで、外出先ではタブレットやスマートフォンというように、場所に応じたデバイスを使い分けて会議に参加することができる。

こうしたWeb会議の特長が広く知れ渡っていくにつれ、在宅勤務をはじめとするテレワークでも活用の機会が増えていったのである。

もっともリアルタイムを基本とするWeb会議のみで、業務上のすべてのコミュニケーションが成り立つわけではない。従来からの電話やメールのほか、ビジネスチャットやクラウドストレージなどのツールを適材適所で使い分けながらコミュニケーションや情報共有を行うことが、円滑に業務を進めていくためのコツとなる。

デジタルを活用したチャネル強化が求められる

一方でしっかり認識しておかなければならないのが、現在のテレワークは単純にオフィスワークを代替する手段ではなくなっていることだ。

例えば新型コロナウイルス感染症が拡大する前の営業活動は、顧客への訪問および対面を基本としていた。だが、このスタイルが元通りに復活することはもはやあり得ない。“人が動けない”ことを前提としたビジネスや働き方への流れは、少なくとも1年、おそらく2、3年は続くと考えられる。

営業活動だけでなく大規模なイベントやセミナー、人事部門の採用活動、新入社員の集合教育や研修なども同様だ。厚生労働省も「人との間隔は、できるだけ2m空ける」「会話をする際は、可能な限り真正面を避ける」といった新しい生活様式を提唱しており、1カ所に大勢の人を集めたり、近距離で会話したりする活動はしばらく敬遠される。

一方で公益財団法人日本生産性本部が行った調査によると、新型コロナウイルス感染症拡大に伴いテレワークを行った人の60%超が、今後もテレワークを続けたいと考えていることが明らかになった。2020年5月中旬、20歳以上の雇用者約1,100人を対象にインターネットを通じてアンケート調査を行ったもので、新型コロナウイルス感染症の収束後もテレワークを続けたいかどうかを質問したところ、「そう思う」(24.3%)、「どちらかといえばそう思う」(38.4%)といった回答が寄せられた。

このようにテレワークが新たな標準的な働き方として定着していく中で、企業にはデジタルを活用したチャネルの強化が、これまで以上に求められている。

例えばリアルな会場で行っていたイベントやセミナーはウェビナー(Webinar)へと形を変え、人事の採用面接もオンライン面接、集合教育もオンライン教育へと、いずれもネットワークを利用した非対面のチャネルへシフトしていくことになるだろう。

これまでとは運営の勝手が大きく異なるだけに、新しいスタイルに馴染むまでには長い時間を要し、その間にはさまざまな失敗を重ねるかもしれない。

生産性向上の鍵はペーパーレス化と定型作業の自動化

そしてテレワークに移行した社員の生産性を維持し、向上させるという観点から特に重要となるのがペーパーレス化と定型作業の自動化だ。

コロナ禍にあってもなかなかテレワークを定着できなかった企業の間から「紙の書類の確認や捺印が妨げになっている」といった声が聞こえてくるように、紙を用いたワークフローではテレワークでの業務持続は難しい。紙の書類を例えば郵送などの手段を使って関係者間で回していたのでは、業務スピードが大幅に低下してしまうのは誰の目にも明らかだ。そもそもオフィスに設置されているような高性能なプリンタはほとんどの自宅には存在しない。各種帳票の電子化をはじめ、紙を用いたワークフローをデジタルに変革していくことが、テレワークの定着化の大前提となるのである。

さらにペーパーレス化の取り組みとあわせて、オフィスで当たり前のように行われていた非効率な作業も改善していきたい。例えば各地の営業担当者からメールで送られてくる受注伝票の内容を、翌朝に経理担当者がまとめてExcelに手作業で転記するといった作業を行っている企業はまだまだある。オフィスと同じような大型ディスプレイやマルチディスプレイなどの機器が使えるわけではないテレワーク環境で、このような作業をこなすのは非常に生産性が悪く、従業員にもストレスがたまる。業務効率化のためには、このような繰り返しの多い定型作業をRPAなどのツールを活用することで可能な限り自動化することが重要となる。これによって従業員は、テレワーク環境でもオフィスと同等もしくはそれ以上の生産性を上げることができるのだ。

社員が本来なすべきミッションとタスクを明確化

今後は社内に定着するテレワークを、確かな働き方改革へとつなげ、従業員の生産性を向上させていくことが重要だ。

まず、テレワークを続けていく上では、大前提として一人ひとりの業務実態を認識しておく必要がある。そして、その内容に基づいて既存の業務プロセスに潜在している非効率なプロセス、不足する情報、不十分なコミュニケーションなどの根本原因を解消しておくことが重要だ。

結局のところ多くの無駄や無理、煩雑性を抱えたまま、オフィスで行っていたのと同じ仕事のやり方をテレワークでも求めたのでは社員は混乱し、ストレスがたまって疲弊するばかりだ。業務プロセスやワークフローを可能な限りシンプルな形に整理しておき、社員が本来なすべきミッションとタスクを明確にする必要がある。表面的な形だけではない、デジタルを駆使した業務改革や制度改革などの中身の伴ったテレワークを実践することで企業は一人ひとりの社員の能力を最大限に活用し、ニューノーマルと呼ばれる時代を見据えた持続的成長を遂げることができる。

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