ワークスタイル変革は、細部に宿る、導入の秘訣

ワークスタイル変革に興味はあるが、きっかけがなかなか作れない、具体的なやり方がわからないといった方は多いと思います。今回のコラムでは一般的な取り組み手順だけではなく、実際の導入経験から得られた、導入成功への具体的方法、勘所を説明します。

• ワークスタイル変革に向けての手順
• 手順ごとの具体的な行動

1．ワークスタイル変革に向けての手順

ワークスタイル変革に向けた、実現手順は、およそ以下のようになります。

1. 実施目的を明確化する
2. 目的に合ったKPIを設定する
3. 実施推進組織を明確にし、利用者の利用シーンと提供価値を定義する
4. 実現の仕組みやシステムの導入と推進施策を計画する
5. システムの導入と活用推進を行う
6. KPIに基づく評価と問題・課題を洗い出し、対策を実施する

順を追って、もう少し詳しく説明しましょう。

2．目的を明確にし、KPIを設定する

まず行うことは、ワークスタイル変革の目的を明確にすることです。ワークスタイル変革の狙いは、企業ごとに抱える問題が異なり、また企業文化も異なることから、それぞれ違ったものになるでしょう。

たとえば、決裁のスピードアップや、女性の活躍を促すこと、残業減らすこと、お客様への訪問時間を最大化することなどが、あがってくると思います。まず目的を、言葉や文章で表すことにより、漠然と考えていたことが、明確になります。

次に、その目的に合わせて改善したいことを定量化します。これにより、変革の実施が予定通りいっているのか、どこまで進んでいるのか、それは何故かなどが見える化できます。そして問題がある場合は、対策を講じながら、成功へと導くことができます。

これらの目的とKPIが設定できたらいよいよ具体化へ向けた計画作りに着手します。

3．導入システムや機器は詳細に検討、細部にこだわる

特に重要なのは、利用者視点で検討することであり、これができていないと、本当にユーザが使いこなせる仕組みが実現できません。

更に、システムの導入後は社員への利用をうながすために、部門ごとに推進担当者を設置して、推進していくのが良いでしょう。
また目的に合った、ワークスタイル変革実現に向けた仕組みやツール導入を検討します。

たとえば、テレワークを実現したいのであれば、在宅用機器をどうするか、家庭と企業をつなぐセキュアなネットワークをどうするか、実際の仕事を想定し、メール以外に必要な、ファイル共有の仕組みやWeb会議の仕組みなどを検討します。

ネットワークの導入にあたっては、目的に応じ様々なものから選ぶことができるようになっていますし、いくつかのシステムは、パック化が進んでおり、目的に合ったシステムを選ぶことができます。
多くのシステムは、クラウド化が進んでいますので、導入時のお客様負担も、少なくてすみ、案外短期間でスムーズなシステムの立ち上げが可能となっています。

ここまで来ると、ワークスタイル変革の導入も一息つくことができます。
しかし、ここからワークスタイル変革を真に効果的なものにする、正念場が訪れます。

まず、実際に使うシーンをイメージしてみましょう。例えば1対1のWeb会議を行おうとする場合、カメラは、パソコンに添付のものを使うとして、ヘッドフォンやマイクは何を使うべきでしょうか？

ヘッドセットをつけても、うまくWebアプリケーションが認識してくれない、あるいはパソコンの音声がそのまま外部スピーカーからも流れてしまい、周りに迷惑をかけてしまったなど、機器ごとに仕様の違いがあり、うまくいかないことがあります。そのため、標準化されているパソコンに適合するヘッドセットは何が良いかを、事前にきめ細かく評価し、ヘッドセットまでも全体的に統一し、配置することによって、スムーズな利用を進めることができます。

また、多人数同士で、会議室をつないだWeb会議を行う場合、カメラやスピーカーの設置が大掛かりでセッティングに非常に大きな労力が必要となると、だんだん利用することが億劫になってきます。ある企業では、マイクスタンドに、マイクの代わりにWebカメラをつけることで、マイクスタンドをポンと置けば、カメラの設置が簡単に終わるなどの工夫をしています。

このように、利用シーンを仮定した、事前のきめ細やかな細部にわたる準備こそが、利用者を増やし、また立ち上げ時の推進部門の負荷を軽減し、大きな手間やトラブルを少なくし、立ち上げることができる方法なのです。

4．導入の正念場、普及のために利用のハードルを低くし、粘り強く

前述した、Web会議の実例に沿って考えてみましょう。ある人が、遠隔地の事務所にいる社員と打ち合わせの必要性が生じました。1時間程度の打ちあわせで済むはずですが、出張するにはコストが見合いません。Web会議がよさそうですが、まだ行ったことがありません。機器はすでに配布されているし、利用環境は整っています。活用のための説明も受けています。

さて障害は、初めての利用ということだけではありません。自席で、パソコンに向かって話して、打ち合わせを行うという行為にも、周りを気にして、恥ずかしいという気持ち自体が、利用の壁となってきます。

これらの障害を取り除くためには、とにかく使って慣れてもらう、このようなWeb会議を利用したことのある経験者を、どんどん社内へ増やしていくことが必要なのです。

当社では利用経験者を増やすために、会議の練習の場となる、実践的な説明会をオンラインで何回も開催し、試しにつないで経験してみることを、繰り返し繰り返し実施しております。こうすることで、利用が当たりまえになり、便利さを実感いただけ、どんどん積極的に利用してもらえるようになります。

こうなれば、利便性を体感した利用者の輪が、どんどん広がり、加速度的にワークスタイル変革が浸透していきます。

このあとは、実施状況を定期的にKPIに基づき、評価を行い、問題・課題を洗い出しながら、対策を実施していくことになるでしょう。

5．さあ、はじめよう

このようにワークスタイル変革は、その準備段階において細部まで気を配った準備を行い、導入後は、粘り強く社員に使ってもらうための仕掛けを行っていくこと、利便性を体感いただくことが導入成功の秘訣だと言うことが、おわかりいただけましたでしょうか。

次回は、経営課題が解決され従業員が満足するためのワークスタイル変革の秘訣を以下の4つのパターンに絞ってご説明します。

1. 社員が情報交換を、安全・安心にできるようにする仕組みつくり
2. 業務スピードを上げ、コミニュケーションコストを削減する仕組みつくり
3. 情報共有スピードを上げコラボレーションを促進する仕組みつくり
4. テレワーク・モバイルワークを促進する仕組みつくり

ワークスタイル変革実践への指南書

• 第1回　古いオフィス環境だからこそできる、ワークスタイル変革
• 第2回　ワークスタイル変革は、細部に宿る、導入の秘訣
• 第3回　課題が簡単に解決でき、社員が喜ぶ、ワークスタイル変革実践の指南書