ワークスタイル変革実践への指南書（第3回）
課題が簡単に解決でき、社員が喜ぶ、ワークスタイル変革実践の指南書
2015年12月
課題が簡単に解決でき、社員が喜ぶ、ワークスタイル変革実践の指南書
経営課題が解決され従業員が満足するためのワークスタイル変革の秘訣を以下の4つのパターンに絞ってご説明します。
- 社員が情報交換を、安全・安心にできるようにする仕組みつくり
- 業務スピードを上げ、コミニュケーションコストを削減する仕組みつくり
- 情報共有スピードを上げコラボレーションを促進する仕組みつくり
- テレワーク・モバイルワークを促進する仕組みつくり
1．経営課題とワークスタイル変革を考える、そしてIT部門の役割は
第1回にて、人口減少により、会社の競争力や、活力や、イノベーション力を維持し、さらに強化することは、至難の業であることを述べました。
中小企業庁の調査や、東京商工会議所の経営課題に関するアンケート調査を見ると、人材育成が大きな経営課題として取り上げられています。
人材の採用、育成、継続的な雇用の確保、ダイバーシティ（人材の多様性）の推進、就労形態の多様化への対応、女性の活用、在宅勤務の推進、残業の削減などが、関連した経営課題としてあげられるでしょう。
これらのワークスタイル変革の背景となる経営課題の解決は、人事・総務部門の仕事だと思われる方も多いでしょう。
しかし、これらの経営課題は、ITの導入なしには、解決が難しい状況になっています。IT部門はこれらの経営課題の解決に、積極的に関与していくことが求められます。ワークスタイル変革推進による、これらの経営課題の解決には、制度・仕組みの変革、ITによる仕組みの導入、企業文化の変革の3つが揃う必要があるのです。
そして、変革への切り口は、IT部門が担うことが、スピーディに進めるポイントになります。
では、どのように変革を進めれば良いのでしょうか。
2．変革への取り掛かりは、難しくない、4つのパターンで考えよう
手順については、第2回で書きましたので、お分かりいただけたと思います。
しかし、経営課題すべてを、ワークスタイル変革やITの導入で解決しようとすると、失敗してしまうでしょう。自社が、最も解決したいポイントに絞って、対応を取っていくことにより、比較的簡単に取り組みをはじめられ、成功につなげていくことができます。
たとえば次の4つのパターンのいずれかから、始めてみるのはいかがでしょうか。
a. 社員が情報交換を、安全・安心にできるようにする仕組みつくり
安全・安心に情報共有をしたいという経営課題を解決します。
具体的には、メールサーバを社内に置かずに、クラウド化し同時に標的型攻撃対策などを施すことで、社員のメール活用時の不安を払しょくし、情報漏えいリスクを低減します。
b. 業務スピードを上げ、コミニュケーションコストを削減する仕組みつくり
スピード経営・決裁スピードのアップ・業務スピードアップ、人材の育成、残業の削減などの経営課題を解決し、合わせて、出張費や会議費のコスト削減を図ります。
具体的には、メール機能に加えて、社内で利用できるWeb会議やインスタントメッセージ機能を活用し、社内のコミュニケーションの頻度や密度を改善し業務スピードの向上を図ります。
c. 情報共有スピードを上げコラボレーションを促進する仕組みつくり
イノベーション経営や顧客満足経営、人材育成といった経営課題解決を解決します。
具体的には、グループウエアやファイル共有、Web上にコラボレーションスペース、ディスカッションスペースを作ることで、時間・空間・組織を超えた、議論やコラボレーションを促します。SNS的な機能を用い、新商品の種を蓄積している企業などもあります。
d. テレワーク・モバイルワークを促進する仕組みつくり
在宅勤務推進、女性の活用、勤務体系の多様性の実現、残業の削減などの経営課題を解決します。具体的には、Web会議やコラボレーションスペース、ファイル共有の仕組みに、社外からアクセスし活用できる仕組みを構築します。同時に、人事・勤務制度を整備する必要があります。
これらを通じて、いままで子育て中で仕事ができなかったり、介護で仕事の範囲が制限されたり、外出先から迅速なレポートを上げられなかったりといった課題を解決し、働き方の多様性を実現します。
この4つのパターンを、ステップ感を持って、実行する計画を立てると、実現の敷居が低くなり、より効果的なワークスタイル変革が実現できるでしょう。
第1回で述べた通り、端末の多様化・低価格化、アプリケーション機能の充実、ネットワークの高速化、クラウド化の進展が、システム導入を大きく後押ししてくれています。
3．他のIT導入と、決定的に違うこと、それは社員が喜ぶIT導入であること、そして従業員満足経営へ
当社のワークスタイル変革を推進したIT担当者に次のようなことを聞きました。
「いままでのIT導入は、社員の方に感謝されることは少なく、むしろ導入に当たっては抵抗が多かったこともあったのですが、ワークスタイル変革については、社員の方に本当に喜んでもらえたシステム導入でした。」ということです。
私はこの言葉がとても印象に残りました。
そして、坂本光司氏の「日本でいちばんたいせつにしたい会社」に記されている、ある一説を思い出しました。
「会社の5つの人に対する使命と責任」について、
- 社員とその家族を幸せにする
- 外注先・下請企業の社員を幸せにする
- 顧客を幸せにする
- 地域社会を幸せにし、活性化させる
- 自然に生まれる株主の幸せ
がとても大切で、この順番も意味があるということです。
このようにワークスタイル変革は、経営に大きな価値をもたらし、社員の働き方を豊かにする社員が喜ぶ取り組みなのです。社員とその家族を幸せにする一端を担う仕組みともいえるでしょう。導入への敷居も低くなっていますので、是非取り組みを検討されてはいかがでしょうか。
ワークスタイル変革実践への指南書
- 第1回 古いオフィス環境だからこそできる、ワークスタイル変革
- 第2回 ワークスタイル変革は、細部に宿る、導入の秘訣
- 第3回 課題が簡単に解決でき、社員が喜ぶ、ワークスタイル変革実践の指南書